28.02.2018, dikemas kini 28.01.2020
Pernyataan Privasi PEKERJA UPM ini (“Pernyataan Privasi”) menerangkan jenis data peribadi yang UPM-Kymmene Corporation dan sekutunya (“UPM”) akan kumpul tentang para pekerjanya, cara data peribadi itu akan digunakan dan cara data peribadi itu dilindungi.
Harap maklum bahawa Pernyataan Privasi ini boleh dikemas kini dari semasa ke semasa untuk mencerminkan perubahan dalam operasi dan/atau perundangan berkaitan (sebarang perubahan akan dipaparkan di sini). Kami menggalakkan anda untuk menyemak Pernyataan Privasi secara berkala untuk mengetahui jika terdapat kemas kini. Sebarang perubahan penting tentang pemprosesan data peribadi yang diterangkan dalam Pernyataan Privasi ini juga akan dimaklumkan melalui intranet UPM.
Walaupun Pernyataan Privasi ini bertujuan untuk menerangkan pelbagai aktiviti pemprosesan data peribadi kami secara global, aktiviti pemprosesan tersebut mungkin lebih terhad dalam sesetengah bidang kuasa disebabkan oleh keperluan undang-undang setempat.
UPM komited untuk melindungi dan menghormati privasi anda. UPM akan mematuhi undangundang perlindungan data yang berkaitan semasa memproses data peribadi anda. UPM telah berusaha untuk mengambil tindakan yang sewajarnya bagi melindungi data peribadi anda demi menghalang akses tanpa kebenaran dan penyalahgunaan data peribadi anda.
Cara kami mengumpulkan data peribadi anda
UPM mengumpulkan sebahagian besar data peribadi anda secara terus daripada anda. Sumber lain boleh merangkumi pengurus anda, Sumber Manusia UPM dan Fungsi Kumpulan lain serta sekutu UPM setempat. Dalam sesetengah keadaan, kami juga akan mengumpulkan maklumat tentang anda daripada pihak ketiga seperti pihak berkuasa cukai dan syarikat insurans. Setakat yang dibenarkan oleh undang-undang, kami juga akan mengumpulkan data peribadi yang diperoleh melalui penggunaan alat IT UPM atau perkhidmatan Sumber Manusia oleh anda.
Apabila data peribadi dikumpulkan secara terus daripada anda, UPM akan memaklumkan kepada anda akibat yang mungkin dihadapi jika anda tidak memberikan data peribadi anda dan sama ada pemberian data sedemikian adalah mandatori atau sukarela.
Jenis data peribadi yang kami kumpul
Kategori data peribadi yang UPM boleh kumpul tentang anda ialah (tertakluk pada sekatan setempat):
- Data pekerja: nama, foto, tarikh dan tempat lahir, jantina, maklumat hubungan (termasuklah alamat rumah, nombor telefon, alamat e-mel, pautan alamat web, alamat pemesejan segera), pendidikan, sejarah pekerjaan, maklumat pengenalan kebangsaan dan kerajaan, maklumat pengenalan pekerja (nama pengguna dan ID pengguna), pasport dan dokumen pengenalan diri lain, maklumat visa, ID lesen pemandu, status bermastautin, kewarganegaraan, maklumat warganegara, status perkahwinan, nombor kad kredit korporat pekerja, butiran perbankan, maklumat perkhidmatan tentera, maklumat lain yang berkaitan menjelaskan alasan ketiadaan
- Data orang yang berkaitan: nama dan maklumat hubungan bagi tanggungan, benefisiari dan kenalan kecemasan (termasuklah alamat rumah, nombor telefon, alamat e-mel), tarikh lahir, jantina, maklumat pengenalan kebangsaan dan kerajaan - Data pekerjaan: syarikat majikan, lokasi, pusat kos, jabatan, jawatan, jenis dan kod pekerjaan, data kontrak pekerjaan, pengurus, cuti jangka masa panjang (tarikh mula dan tamat, jenis, sebab), tugasan projek dan antarabangsa, maklumat persaraan, tindakan disiplin
- Pembangunan personel: penetapan sasaran dan hasilnya, pelan pembangunan, maklumat prestasi dan perancangan penggantian, maklumat potensi dan prestasi, perancangan penggantian
- Latihan, lesen dan sijil, kecekapan dan kelayakan
- Pampasan dan maklumat berkaitan: gaji, manfaat (termasuklah perubatan, insurans, pelan simpanan dan kesihatan), elaun, gred, insentif jangka panjang dan jangka pendek, ganjaran, maklumat cukai
- Maklumat proses pengambilan pekerja: permohonan, maklumat semakan latar belakang
- Rekod penggunaan alat dan perkhidmatan IT oleh anda: alamat IP, alamat MAC, jejak unik pelayar (browser fingerprint)
- Maklumat pengelogan
- Maklumat pengurusan masa
- Pengawasan: rakaman pengawasan video, lokasi
- Komunikasi: rakaman telefon, mel suara, e-mel, perbualan, alat kerjasama
- Maklumat perjalanan perniagaan: penerbangan, sejarah tempahan hotel dan kereta, sejarah invois perjalanan dan perbelanjaan, penyata kad kredit syarikat
UPM juga akan mengumpulkan data peribadi untuk kategori khas berikut di sesetengah negara atas sebab undang-undang mandatori:
- Agama (Jerman, Austria dan Malaysia)
- Etnik (AS)
- Maklumat perubatan dan kesihatan: diagnosis perubatan, sejarah perubatan, maklumat ketidakupayaan, cuti sakit, keputusan ujian saringan dadah, maklumat mengenai kejadian, tinjauan perubatan untuk memohon insurans hayat
-Keahlian kesatuan sekerja (Austria, Finland, Itali, Sepanyol, Afrika Selatan dan UK)
Jenis data peribadi yang kami kumpulkan tentang anda mungkin berbeza-beza mengikut lokasi (negara) anda serta jawatan anda dalam organisasi. Dalam sesetengah bidang kuasa, data peribadi yang kami kumpulkan tentang anda tertakluk pada keperluan perundangan setempat yang memerlukan atau tidak membenarkan pemprosesan sesetengah jenis data peribadi.
Penggunaan data peribadi (tujuan dan asas undang-undang untuk pemprosesan)
UPM boleh memproses data peribadi anda untuk tujuan berikut:
- menyimpan rekod data pekerja yang diperlukan oleh undang-undang kebangsaan
- untuk tujuan pembayaran gaji dan memenuhi keperluan perundangan lain (cth. pencen dan pemulihan)
- memberikan perkhidmatan Sumber Manusia dan perkhidmatan layan diri pekerja
- menawarkan faedah berkaitan pekerjaan
- menganjurkan dan mengurus latihan mandatori
- menilai prestasi dan potensi
- memberikan kebenaran akses fizikal ke dan di dalam lokasi UPM
- merekodkan jam bekerja (untuk tujuan pengurusan masa)
- menguasai dan memantau infrastruktur IT dan membolehkan penggunaan IT secara berkesan
- merekodkan akses kepada sistem IT untuk tujuan penyiasatan
• pengenalpastian dan pengelogan tindakan
• pengesahan dan pemberian kebenaran bagi pengguna
• melindungi dan mengurus akses kepada sistem data
• resolusi kejadian, penyelesaian masalah
- penyiasatan dan pemulihan dakwaan salah laku, tindakan disiplin
- mengurus portal perjalanan layan diri untuk para pekerja
- merekodkan dan memproses isu keselamatan
- pembangunan proses perniagaan
- komunikasi dalaman dan luaran syarikat
- menjalankan hak dan kewajiban yang timbul dari undang-undang nasional
- pembangunan proses perniagaan
- analisis statistik.
Asas undang-undang untuk UPM memproses data peribadi para pekerjanya merupakan kontrak pekerjaan antara UPM dengan pekerja, kepentingan sah bagi UPM, tanggungjawab perundangan UPM dan dalam kes yang jarang berlaku, persetujuan pekerja UPM. Contoh perkara tersebut diberikan dalam jadual di bawah:
Pendedahan dan pemindahan data
UPM boleh berkongsi data peribadi anda dengan pengurus anda, Jabatan Sumber Manusia UPM dan Fungsi Kumpulan lain, syarikat lain dalam UPM dan penasihat profesional atau pembekal perkhidmatan pihak ketiga lain untuk membolehkan kami memberikan perkhidmatan berkaitan Jabatan Sumber Manusia kepada para pekerja UPM. Apabila menggunakan pembekal perkhidmatan pihak ketiga, langkah kontraktual dan lain-lain yang sewajarnya diambil untuk melindungi pemprosesan data peribadi anda. UPM juga boleh mendedahkan data peribadi anda untuk mematuhi tanggungjawab perundangannya (cth. pihak berkuasa cukai, syarikat insurans).
UPM akan berkongsi data peribadi anda dengan pihak ini hanya untuk tujuan yang terhad seperti yang digariskan dalam bahagian “Penggunaan data peribadi (tujuan dan asas undang-undang untuk pemprosesan)” di atas dan hanya setakat yang diperlukan untuk tujuan tersebut.
UPM juga boleh memindahkan data peribadi anda ke negara di luar Kawasan Ekonomi Eropah (EEA), cth. jika kami menggunakan pihak ketiga untuk memberikan perkhidmatan berkaitan Sumber Manusia. Apabila menyumber luar perkhidmatan kepada sebarang pembekal perkhidmatan pihak ketiga dan memindahkan data peribadi dalam UPM, kami memastikan data peribadi diproses sewajarnya dan mematuhi semua undang-undang yang berkaitan melalui langkah kontraktual dan lain-lain seperti Klausa Model EU. Apabila memindahkan data peribadi keluar daripada EEA, langkah teknikal dan organisasi yang sewajarnya diambil untuk melindungi data peribadi anda.
Perlindungan dan penyimpanan data peribadi
UPM telah mengambil langkah teknikal dan organisasi yang sewajarnya untuk mengehadkan akses kepada data peribadi anda dan untuk melindunginya daripada hilang, dimusnahkan secara tidak sengaja, penyalahgunaan dan pengubahsuaian yang menyalahi undang-udang. UPM memiliki prosedur penyaringan dan pemilihan yang digunakan terhadap pembekal perkhidmatan pihak ketiga untuk menjamin pemprosesan data peribadi yang dilindungi. Akses kepada data peribadi adalah dihadkan kepada dasar perlu tahu sahaja untuk individu yang perlu mengakses data bagi tujuan yang ditakrifkan dalam bahagian “Penggunaan data peribadi (tujuan dan asas undang-undang untuk pemprosesan)” di atas.
UPM akan menyimpan data peribadi selagi diperlukan untuk tujuan data peribadi tersebut dikumpulkan atau seperti yang diperlukan untuk mematuhi keperluan perundangan dan/atau kawal selia. Maklumat lanjut mengenai penyimpanan data peribadi pekerja di UPM adalah tersedia dengan menghubungi Jabatan Sumber Manusia setempat anda.
Akses kepada data peribadi anda dan hak anda yang lain
Anda berhak mengakses data peribadi tentang anda yang disimpan oleh UPM (dan meminta salinan data peribadi sedemikian) dengan menghubungi kami di alamat e-mel atau alamat yang dinyatakan di bawah. Anda berhak, jika perlu, meminta data dipinda, dibetulkan atau dipadamkan, jika data adalah salah, tidak tepat atau lapuk, atau tujuan pemprosesan data tersebut sudah lapuk. Anda mungkin diminta untuk mengesahkan identiti anda, memerihalkan permintaan anda dan mungkin diminta maklumat lanjut tentang permintaan anda.
Jika permintaan anda untuk membetulkan data peribadi anda ditolak, anda akan diberikan sijil bertulis tentang penolakan ini (juga menyatakan sebab penolakan). Dalam hal sedemikian atau jika pada pendapat anda data peribadi anda tidak diproses dalam cara yang mematuhi undang-undang perlindungan data yang berkaitan, anda boleh membawa perkara tersebut kepada pihak berkuasa perlindungan data yang berkaitan.
Anda juga boleh meminta untuk mengehadkan dan membantah pemprosesan data peribadi anda, jika pemprosesan tersebut boleh menjejaskan hak anda terhadap privasi. Anda berhak untuk mengehadkan pemprosesan apabila anda mempertikaikan ketepatan data bagi tempoh ketepatan data peribadi telah disahkan, apabila pemprosesan menyalahi undang-undang atau apabila anda telah membuat bantahan terhadap pemprosesan berdasarkan kepentingan sah, sehinggalah kepentingan sah yang mengatasi pemprosesan telah disahkan. Sekiranya pemprosesan data peribadi anda adalah berdasarkan persetujuan, anda berhak menarik balik persetujuan anda pada bila-bila masa.
Jika anda mempunyai pertanyaan tentang Pernyataan Privasi ini, pemprosesan data peribadi anda oleh UPM atau anda ingin membuat permintaan data, anda boleh menghubungi:
privacy@upm.com
UPM-Kymmene Corporation / Privasi
Alvar Aallon katu 1, P.O. Box 380
FI-00101 Helsinki, Finland
E-mel dan surat yang dihantar ke alamat ini diterima dan dibalas oleh pasukan privasi UPM.
Anda juga boleh menghubungi syarikat majikan anda atau pegawai perlindungan data setempat (jika berkenaan).