芬欧汇川员工隐私声明

28.02.2018, updated 28.01.2020

本芬欧汇川员工隐私声明(以下简称“隐私声明”)描述了芬欧汇川集团及其附属公司(以下简称 “芬欧汇川”)可能收集的有关其员工的个人数据类型以及这些数据的使用方法和保护方法。

请注意,本隐私声明可能会不时更新,以体现芬欧汇川的运营和/或适用法规的变更(任何变更均将 在此处发布)。我们鼓励您定期查看本隐私声明,以及时了解可能发生的更新。芬欧汇川内部网也 会发布与本隐私声明中所述任何个人数据处理的重大变更相关的通知。

尽管本隐私声明旨在描述我们在全球范围内最广泛的个人数据处理活动,但鉴于当地法律要求,这 些处理活动在某些司法辖区内可能会受到更多限制。

芬欧汇川致力于保护和尊重您的隐私。在处理您的个人数据时,芬欧汇川将会遵守适用的数据保护 法律。芬欧汇川已尽量采取适当的措施来保护您的个人数据,以防止未经授权的访问和不当使用。

我们收集您的个人数据的方式

芬欧汇川主要直接通过您本人收集您的个人数据。其他来源可能包括您的经理、芬欧汇川人力资源 部门和其他集团职能部门以及芬欧汇川本地附属机构。在某些情况下,我们也可能会通过第三方收 集关于您的信息,例如税务部门和保险公司。另外,我们也可能在法律允许的范围内通过您对芬欧 汇川 IT 工具或人力资源服务的使用获得您的个人数据。

在直接通过您收集个人数据时,芬欧汇川会告知您不提供个人数据的可能后果,以及提供此类数据 是属于一种强制性要求还是一种自愿行为。

我们收集的个人数据的类型

芬欧汇川可能收集的关于您的个人数据的类型如下(本地限制可能适用):

  • 员工数据:姓名、照片、出生日期和地点、性别、联系信息(包括家庭住址、电话号码、电 子邮件地址、网址链接、即时通讯地址)、教育程度、工作经历、国家和政府身份信息、员 工身份信息(用户名和用户 ID)、护照和任何其他国家身份证明文件、签证信息、驾驶证 ID、居留身份、国籍、公民身份信息、婚姻状况、员工的公司信用卡号码、银行业务详细信 息、兵役信息
  • 相关人员数据:亲属、受益人和紧急联系人的姓名和联系信息(包括家庭住址、电话号码、 电子邮件地址)、出生日期、性别、国家和政府身份信息
  • 雇佣数据:雇主公司、地点、成本中心、部门、职位、工作类型和代码、雇佣合同数据、经 理、长假(开始和结束日期、类型、原因)、项目和国际任务、退休信息、纪律处分
  • 个人发展:目标设定和结果、发展计划、绩效信息和继任计划
  • 培训、执照和证书、能力和资格
  • 薪酬和相关信息:工资、福利(包括医疗、保险、储蓄和健康计划)、津贴、等级、长期和 短期奖励、奖项、税务信息
  • 招聘流程信息:申请、背景调查信息
  • 您使用 IT 工具和服务的记录:IP 地址、Mac 地址、浏览器指纹
  • 日志记录信息
  • 时间管理信息
  • 监控:视频监控录像、地点
  • 通信:电话录音、语音邮件、电子邮件、聊天、协作工具
  • 商务差旅信息:航班、酒店和汽车预订历史记录,差旅和费用发票历史记录,公司信用卡对 帐单

根据强制性法律的要求,芬欧汇川还可能在一些国家/地区收集以下特殊类别的个人数据:

  • 宗教(德国、奥地利和马来西亚)
  • 种族(美国)
  • 医疗和健康信息:医疗诊断、病史、残疾信息、病假、药物测试结果、事件相关信息、申请 人寿保险时的医疗调查
  • Trade union membership (Austria, Finland, Italy, Spain, South Africa and UK)

关于您的个人数据收集的类型可能会因为您所在地点(国家/地区)以及您在组织中的职位不同而异。 在某些司法辖区,当地法律可能允许或者不允许对某些类型的个人数据进行收集。

个人数据的使用(处理的目的和法律依据)

芬欧汇川可能会出于以下目的处理您的个人数据:

  • 按照国家法律要求保留员工数据记录
  • 出于薪资和履行其他法律要求(如退休金和康复)的目的
  • 提供人力资源服务和员工自助服务
  • 组织和管理强制性培训
  • 评估绩效
  • 对芬欧汇川经营地点或其内部地点的物理访问权限授权
  • 记录工作时间(用于时间管理目的)
  • 出于调查目的而记录对 IT 系统的访问

- 识别身份和对操作进行记录

- 对用户进行身份验证和授权

- 保护和管理对数据系统的访问

- 事件解决、故障排除

  • 调查和补救举报的不当行为、纪律处分
  • 为员工管理自助差旅门户
  • 记录和处理安全问题
  • 业务流程开发
  • 统计分析。

芬欧汇川处理其员工个人数据的法律基础是芬欧汇川与员工之间的雇佣合同、芬欧汇川的合法利益、 芬欧汇川的法律义务,在极少数情况下,还包括芬欧汇川员工的同意声明。下表给出了针对上述内 容的示例:

imagedkiq7.png

数据披露和转移 

芬欧汇川可能会与您的经理、芬欧汇川人力资源部门和其他集团职能部门、芬欧汇川集团内部的其 他公司、专业顾问或其他第三方服务提供商共享您的个人数据,以使我们能够向芬欧汇川员工提供 与人力资源相关的服务。在使用第三方服务提供商时,应采取适当的合同和其他措施来保护您的个 人数据的处理。芬欧汇川还可能会为了履行其法律义务而披露您的个人数据(例如向税务机关、保 险公司披露)。

芬欧汇川可能会与上述各方共享您的个人数据,但仅限于上文所述的“个人数据的使用(处理的目 的和法律依据)”部分中列出的有限用途,并且仅限于此类用途所需的范围。

芬欧汇川也可能将您的个人数据转移到欧洲经济区 (EEA) 以外的国家/地区,例如在我们通过第三方 来提供人力资源相关服务时。在将服务外包给任何第三方服务提供商并在芬欧汇川内部转移个人数 据时,我们通过合同和其他措施(如欧盟示范条款)确保个人数据得到适当处理,并遵守所有适用 法律的要求。将个人数据转移到 EEA 以外时,公司将采取适当的技术和组织措施来保护您的个人数 据。

个人数据的保护和存储

芬欧汇川采取了适当的技术和组织措施来限制对于您的个人数据的访问,并保护其免于丢失、意外 破坏、滥用和非法篡改。芬欧汇川已经针对第三方服务提供商制定了筛选和选择程序,以确保安全 处理个人数据。对个人数据的访问遵照“需要了解”的原则,仅限出于上文所述的“个人数据的使 用(处理的目的和法律依据)”部分中规定的目的而需要访问数据的人员进行访问。

芬欧汇川存储个人数据的时长将以数据收集的目的为依据,或以法律和/或法规的要求为依据。有关 芬欧汇川存储员工个人数据的更多信息,请联系您当地的人力资源部门。

访问您的个人数据和您的其他权利

您有权通过以下电子邮件地址或实际地址与我们联系,以申请访问芬欧汇川持有的、与您相关的个 人数据(及索取此类个人数据的副本)。如果数据不正确、不准确、不精确或已过时,或者从数据 处理目的考虑该数据已作废,那么您有权对数据进行必要的修改、更正或删除。芬欧汇川可能会要 求您验证您的身份、详细说明您的请求,并且可能会要求您提供与您的请求有关的更多信息。

如果您提出更正个人数据的请求被拒,您将会收到书面证明(同时说明拒绝的理由)。在这种情况 下,或者如果您认为您的个人数据未按照适用的数据保护法进行处理,您可以联系相关数据保护机 构介入处理此事。

如果对于您的个人数据的处理可能影响您的隐私权,您也可以提出限制及反对意见。如果您质疑在 验证数据准确性期间的数据准确性、您认为数据处理违反法律规定,或者如果您基于合法利益而反 对进行数据处理,那么您有权限制数据的处理,直至数据处理的最重要的合法利益得到验证。如果 对于您的个人数据的处理基于同意意见,您有权随时撤回同意书。

如果您对本隐私声明、芬欧汇川对于您的个人数据的处理有任何疑问,或者希望提出数据请求,您 可以联系:


privacy@upm.com

芬欧汇川集团/隐私部

Alvar Aallon katu 1, P.O.Box 380

FI-00101 Helsinki, Finland



发送到这些地址的电子邮件将由芬欧汇川隐私部团队负责接收和回复。

您也可以联系您的雇主公司或当地的数据保护官(如果适用)。