28/02/2018, mise à jour 28/01/2020 et 28/04/2025
La présente déclaration de confidentialité pour le personnel d'UPM (« Déclaration de confidentialité ») décrit les types de données personnelles qu'UPM-Kymmene Corporation et ses filiales (« UPM ») sont susceptibles de recueillir sur les membres de leur personnel, la façon dont elles peuvent être utilisées et la façon dont elles sont protégées.
Veuillez noter que cette Déclaration de confidentialité peut être mise à jour à tout moment pour tenir compte des changements dans les opérations d'UPM et/ou dans la législation en vigueur (tout changement sera publié ici). Nous vous encourageons à consulter cette Déclaration de confidentialité régulièrement afin de prendre connaissance des mises à jour éventuelles. Les changements substantiels dans le traitement des données personnelles tel que décrit dans la présente Déclaration de confidentialité seront également signalés sur l'Intranet d'UPM.
Même si cette Déclaration de confidentialité est destinée à décrire, de la façon la plus exhaustive possible, notre éventail d'activités de traitement des données personnelles à l'échelle mondiale, ces activités de traitement peuvent être plus limitées dans certaines juridictions en raison d'exigences juridiques locales.
UPM s'engage à protéger et à respecter votre vie privée. Lors du traitement de vos données personnelles, UPM se conformera à la législation en vigueur relative à la protection des données. UPM s'efforce de prendre des mesures appropriées pour protéger vos données personnelles afin d'empêcher tout accès non autorisé et toute utilisation incorrecte.
Comment nous collectons vos données personnelles
UPM recueille vos données personnelles directement auprès de vous, dans la majorité des cas. Cependant, nous pouvons faire appel à d'autres sources, notamment votre manager, le service des RH d'UPM et d'autres services du groupe, ainsi que les filiales locales d'UPM. Dans certains cas, nous sommes susceptibles de collecter des informations vous concernant auprès de prestataires de services ou d’autres tierces parties, telles que les autorités fiscales et les compagnies d'assurance. Nous pouvons également collecter, dans la mesure où la loi le permet, des données personnelles obtenues dans le cadre de votre utilisation des outils informatiques d'UPM.
Lorsque nous collectons des données personnelles directement auprès de vous, UPM vous avertit des éventuelles conséquences si vous ne fournissez pas vos données personnelles et vous indique si fournir de telles données est obligatoire ou facultatif.
Types de données personnelles que nous recueillons
Voici les catégories de données personnelles qu'UPM peut recueillir à votre sujet (des restrictions locales peuvent s'appliquer) :
- Données des membres du personnel : nom, photo, date et lieu de naissance, genre, coordonnées (y compris adresse du domicile, numéro de téléphone, adresse électronique, liens vers des adresses Web, liens vers les réseaux sociaux et adresse de messagerie instantanée), formation, parcours professionnel, informations d'identification nationales et gouvernementales, informations d'identification des individus (nom d'utilisateur et identifiant d'utilisateur), passeport et tout autre document d'identité officiel, informations de visa, identifiant de permis de conduire, statut de résidence, nationalité, informations sur la citoyenneté, situation matrimoniale, numéro de carte de crédit d'entreprise des membres du personnel, informations bancaires, informations sur le service militaire
- Données des personnes liées : nom et coordonnées des personnes à charge, bénéficiaires et contacts d'urgence (y compris adresse du domicile, numéro de téléphone, adresse électronique), date de naissance, genre, informations d'identification nationales et gouvernementales et toute autre information pertinente justifiant une absence
- Données sur l'emploi : employeur (société), lieu, centre de coûts, service, intitulé du poste, type et code d'emploi, données du contrat de travail, manager, congés de longue durée (date de début et de fin, type, motif), projets et missions internationales, informations sur la retraite, mesures disciplinaires
- Développement du personnel : objectifs et résultats, compétences, plan de développement, informations sur le potentiel et les performances, plans de relève
- Formation, diplômes et licences, compétences et qualifications
- Rémunération et informations connexes : salaire, avantages sociaux (y compris assurances médicales et autres, plans d'épargne et régimes de soins de santé), indemnités, grade, primes à court et à long terme, primes au mérite, informations fiscales
- Informations sur la procédure de recrutement : candidatures, CV, informations sur les antécédents professionnels, tests d'aptitude et résultats des tests
- Enregistrements sur votre utilisation des services et des outils informatiques d’UPM : adresse IP, adresse Mac, empreinte de navigateur, etc.
- Informations de connexion générées par votre utilisation des outils et services informatiques d'UPM
- Utilisation des licences de logiciels (ex. : mesures d'utilisation)
- Informations sur la gestion du temps de travail
- Surveillance : enregistrements de vidéosurveillance, emplacement du site où vous travaillez
- Communication autorisée par la loi : enregistrements téléphoniques, messages vocaux, courriels, chat, outils de collaboration, enregistrements de réunions d'équipes, transcriptions de réunions
- Informations sur les déplacements professionnels : vols, hôtels et locations de voiture, notes de frais et de déplacements, relevés de cartes de crédit d'entreprise, passeport
UPM peut également être tenue de collecter les données personnelles des catégories spéciales suivantes dans certains pays, en vertu de la législation en vigueur :
- Origine ethnique (États-Unis)
- Informations médicales et de santé : diagnostic médical, antécédents médicaux, informations sur les handicaps, congés maladie, résultats de dépistage de drogue, informations sur les incidents, études médicales à réaliser pour contracter une assurance-vie
- Des informations sur la santé peuvent également être déduites d’après les informations alimentaires que vous avez fournies dans le cadre de l'inscription à un événement.
- Biométrique : reconnaissance faciale ou empreinte digitale sur les ordinateurs portables (uniquement si vous activez les fonctions en question), empreinte digitale pour la gestion du temps de travail (Mexique)
- Adhésion à un syndicat (Afrique du Sud, Autriche, Espagne, Finlande, Italie et Royaume-Uni)
Les types de données personnelles que nous collectons à votre sujet peuvent varier en fonction de votre pays ainsi que de votre poste au sein de l'organisation. Dans certaines juridictions, la réglementation locale peut exiger ou ne pas autoriser le traitement de certains types de données personnelles.
Utilisation des données personnelles (objectifs et base juridique du traitement)
UPM peut traiter vos données personnelles aux fins suivantes :
- la tenue des registres de données des membres du personnel requis par la législation nationale ;
- la rémunération du personnel et le respect d'autres obligations légales (ex. : salaire, retraite, réhabilitation) ;
- la prestation de services et l’accès des membres du personnel aux données les concernant (ex. : services des RH) ;
- les avantages liés à l'emploi (ex. : plans d'épargne avec participation des membres du personnel, avantages liés à l’utilisation d’un téléphone, d’une voiture ou d’un vélo) ;
- l’organisation et la gestion des formations, y compris des programmes de certification pour les utilisateurs, utilisatrices ou membres du personnel ;
- le développement de carrière et la rotation de poste ;
- l'évaluation des performances et du potentiel ;
- l'octroi d'autorisations d'accès physique aux sites d'UPM et à certaines zones à l'intérieur de ces sites ;
- l'enregistrement des heures de travail (pour la gestion du temps) ;
- la sécurité et la surveillance de l'infrastructure informatique et l’optimisation de son utilisation ;
- l'enregistrement des accès aux systèmes informatiques à des fins de recherche :
- l'identification et la journalisation des actions
- l'authentification et l'autorisation des utilisateurs et utilisatrices
- la sécurisation et la gestion des accès aux systèmes de données
- la résolution des incidents et le dépannage
- la réalisation d'enquêtes et d'actions correctives en cas de soupçon de conduite inappropriée, y compris l'exécution de mesures disciplinaires ;
- la gestion d'un portail pour les déplacements accessible par le personnel, y compris la gestion de l'organisation des voyages d'affaires et le remboursement des frais de voyage ;
- l'enregistrement et le traitement des questions de sécurité, la garantie de la sécurité sur le lieu de travail et la gestion des accidents et incidents sur les sites ;
- le développement de processus commerciaux et de produits ;
- la communication interne et externe de l'entreprise, y compris les enquêtes et les actualités sur Griffin Forum ;
- l’organisation et la gestion des événements (ex. : inscriptions, gestion des préférences alimentaires) ;
l'exercice des droits et obligations découlant des législations nationales ; - l'analyse statistique.
La base juridique du traitement des données personnelles des individus par UPM peut être un contrat de travail entre UPM et les membres du personnel, un intérêt légitime d'UPM, une obligation juridique d'UPM et, dans de rares cas, un consentement des membres du personnel d'UPM. Vous trouverez quelques exemples dans le tableau suivant :