28.02.2018, uuendatud 28.01.2020

Käesolevas UPMi töötaja privaatsusavalduses („privaatsusavaldus“) kirjeldatakse, millist tüüpi isikuandmeid UPM-Kymmene Corporation ja tema tütarettevõtted („UPM“) võivad oma töötajate kohta koguda, kuidas võib andmeid kasutada ja kuidas neid kaitstakse.

Pöörame tähelepanu sellele, et käesolevat privaatsusavaldust võidakse aeg-ajalt muuta, et dokument oleks kooskõlas UPMi tegevuse ja/või kohalduvate seadustega (kõik muudatused postitatakse siin). Võimalike värskendustega tutvumiseks vaadake privaatsusavaldus regulaarselt üle. Selles privaatsusavalduses kirjeldatud isikuandmete töötlemise olulistest muudatustest antakse teada ka UPMi sisevõrgus.

Kuigi selle privaatsusavalduse eesmärk on kirjeldada kõige laiemalt meie isikuandmete töötlemist üleilmsel tasandil, võivad mõnes kohtualluvuses kohalikest õigusnõuetest tulenevalt kehtida andmete töötlemisele piirangud.

UPM on pühendunud teie privaatsuse kaitsmisele ja austamisele. UPM toimib teie isikuandmete töötlemisel kooskõlas kohalduvate andmekaitseseadustega. UPMi eesmärk on võtta sobivaid meetmeid, et kaitsta teie isikuandmeid volitamata ligipääsu ja ebaõige kasutamise eest.

Kuidas me teie isikuandmeid kogume?

UPM kogub teie isikuandmeid peamiselt otse teie enda käest. Teisteks allikateks võivad olla teiste seas teie juht, UPMi personaliosakonna ja grupi teiste osakondade töötajad ning UPMi kohalikud tütarettevõtted. Mõnel juhul võime teie kohta andmeid koguda ka kolmandatelt osapooltelt, näiteks maksuhaldurilt ja kindlusettevõtetelt. Võime seaduses lubatud ulatuses isikuandmeid koguda ka UPMi IT-seadmete või personaliteenuste kasutamise läbi.

Kogudes isikuandmeid otse teie enda käest, teavitab UPM teid tagajärgedest, mis võivad kaasneda isikuandmete mitteavaldamisega, ja sellest, kas selliste andmete esitamine on kohustuslik või vabatahtlik.

Meie kogutavate isikuandmete tüübid

UPM võib teie kohta koguda järgmistesse kategooriatesse kuuluvaid isikuandmeid (kohalduda võivad kohalikud piirangud)

• Töötaja andmed: nimi, foto, sünnikuupäev ja -koht, sugu, kontaktandmed (sh kodune aadress, telefoninumbrid, e-posti aadress, veebiaadresside lingid, kiirsuhtluse aadress), haridus, varasem töökogemus, identifitseerimisandmed kohalik ja riiklikul tasandil, töötaja identifitseerimisandmed (kasutajanimi ja kasutaja ID), pass ja muud võimalikud riiklikud identifitseerimisdokumendid, viisa andmed, juhiloa andmed, residentsus, rahvus, kodakondsuse andmed, perekonnaseis, töötaja poolt kasutatava ettevõtte krediitkaardi number, pangaandmed, ajateenistuse andmed
• Seotud isikuandmed: ülalpeetavate nimed ja kontaktandmed, õigustatud isikute andmed ja hädaolukorra kontaktide andmed (sh kodune aadress, telefoninumber, e-posti aadress), sünnikuupäev, sugu, riiklikud identifitseerimisandmed, muu asjakohane teave, mis selgitab puudumise põhjust
• Andmed töösuhte kohta: tööandja ettevõte, asukoht, kuluüksus, osakond, ametinimetus, ametikoha tüüp ja kood, töölepingu andmed, juht, pikaajalised puhkused (algus- ja lõppkuupäev, tüüp, põhjus), projektid ja rahvusvahelised ülesanded, pensioniteave, distsiplinaarmenetlused
• Personaliarendus: eesmärkide seadmine ja tulemused, arengukava, tulemuslikkuse teave, potentsiaalsuse ja tulemuslikkuse teave, järelkasvu kavandamine
• Koolitused, litsentsid ja sertifikaadid, pädevus ja kvalifikatsioon - Hüvitised ja seotud andmed: palk, hüvitised (sh haigushüvitised, kindlustus, säästud ja tervisekavad), lisatasud, palgaaste, pika- ja lühiajalised preemiad, autasud, maksuteave
• Värbamisprotsessi andmed: avaldused, taustakontrolli teave 
• IT-seadmete ja teenuste teiepoolse kasutamise aruanded: IP-aadress, Mac-aadress, brauseri sõrmejälg
• Logimisandmed 
• Ajajuhtimise andmed
• Jälgimine: videovalve salvestised, asukohad
• Suhtlus: telefonisalvestised, kõnepost, e-kirjad, jutuajamised, koostöövahendid
• Ärireiside andmed: lennu, hotelli ja auto broneerimise ajalugu, reisi- ja kuluarvete ajalugu, ettevõtte krediitkaardi väljavõtted

UPM võib mõnes riigis seal kohalduvatest seadustest tulenevalt koguda järgmistesse erikategooriatesse kuuluvaid isikuandmeid

• Usk (Saksamaa, Austria ja Malaisia)
• Rahvuskuuluvus (USA)
• Ravi- ja terviseandmed: meditsiiniline diagnoos, haiguslugu, teave puude kohta, haiguslehel viibimine, narkotesti tulemused, teave õnnetusjuhtumite kohta, elukindlustuslepingu sõlmimiseks täidetud meditsiinilised küsimustiku
• Ametiühingute liikmesus (Austria, Soome, Itaalia, Hispaania, Lõuna-Aafrika ja Suurbritannia)

Meie kogutavate isikuandmete tüüp võib erineda olenevalt teie asukohast (riigist) ja ka teie ametikohast organisatsioonis. Teatud kohtualluvustes võivad kehtida õigusnõuded, mis eeldavad teatud tüüpi isikuandmete töötlemist või siis keelavad seda.

Isikuandmete kasutamine (töötlemise eesmärk ja õiguslik alus) 

UPM võib teie isikuandmeid töödelda järgmistel eesmärkidel:

• töötajate andmete säilitamiseks kooskõlas riiklike seadustega;
• maksete teostamiseks ja teiste õigusnõuete täitmiseks (nt pension ja rehabilitatsioon); 
• personaliteenuste ja töötaja iseteeninduse osutamiseks;
• tööhõivega seotud hüvitiste pakkumine;
• kohustusliku väljaõppe korraldamiseks ja haldamiseks;
• jõudluse ja potentsiaali hindamine;
• tulemuslikkuse hindamiseks;
• füüsilise juurdepääsu lubamine UPMi asukohtadele ja asukohtades;
• töötundide salvestamine (ajahalduse eesmärgid);
• IT infrastruktuuri turvamine ja jälgimine ning IT tõhusa kasutamise võimaldamine
• IT-süsteemidele juurdepääsu salvestamine uurimiseesmärgil;
  • tegevuse tuvastamine ja tegevuslogi;
  • kasutajate autentimine ja autoriseerimine;
  • andmesüsteemidele ligipääsu turvamine ja haldamine;
  • juhtumite lahendamine, veaotsing;
• väidetava väärkäitumise uurimine ja parandamine, distsiplinaarmenetlused;
• töötajate iseteeninduse reisiportaali haldamine;
• turvaprobleemide salvestamine ja töötlemine;
• äriprotsessi arendamine;
• ettevõtte sisemine ja väline kommunikatsioon;
• siseriiklikest seadustest tulenevate õiguste ja kohustuste teostamine;
• statistiline analüüs.

UPMi poolt oma töötajate isikuandmete töötlemise õiguslik alus on UPMi ja töötaja vahel sõlmitud tööleping, UPMi õiguspärane huvi, UPMi juriidiline kohustus ja harval juhul nõusolek UPMi töötajalt. Näited nende kohta on toodud järgmises tabelis.

Andmete avalikustamine ja edastamine 

UPM võib teie isikuandmeid jagada teie juhi, UPMi personaliosakonna töötaja ja grupi teiste osakondade töötajate, teiste UPMi ettevõtete ja professionaalsete nõunike või muude kolmandast osapoolest teenuseosutajatega, et saaksime UPMi töötajatele personaliteenuseid osutada. Kolmandast osapoolest teenuseosutajate kasutamise korral võetakse teie isikuandmete kaitseks asjaomaseid lepingulisi ja muid meetmeid. UPM võib teie isikuandmeid avalikustada ka ettevõtte juriidiliste kohustuste täitmiseks (nt maksuhalduritele, kindlustusettevõtetele).

UPM võib teie isikuandmeid selliste osapooltega jagada ainult piiratud eesmärkidel, mis on toodud välja ülalolevas jaotises „Teie isikuandmete kasutamine (töötlemise eesmärk ja õiguslik alus)“ ja ainult eesmärgi täitmiseks vajalikus ulatuses.

UPM võib teie isikuandmeid edastada ka väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda (EMP) asuvatesse riikidesse, nt kui kasutame kolmandate osapoolte personaliteenuseid. Tellides teenuseid kolmandast osapoolest teenuseosutajalt ja jagades isikuandmeid UPMi siseselt, tagame põhjalike lepinguliste ja muude meetmete (näiteks ELi mudelklauslid) võtmise läbi, et isikuandmeid töödeldakse nõuetekohaselt ja kooskõlas kohalduvate seadustega. Isikuandmeid väljapoole EMP-d edastades võetakse teie isikuandmete turvamiseks sobivad tehnilised ja organisatoorsed meetmed.

Isikuandmete kaitse ja talletamine

UPM on võtnud asjaomased tehnilised ja organisatoorsed meetmed, et piirata ligipääsu teie isikuandmetele ja kaitsta neid kaotsimineku, tahtmatu hävimise, väärkasutuse või ebaseadusliku muutmise eest. UPM rakendab seire- ja valikuprotseduure teie isikuandmete turvalise töötlemise tagamiseks kolmandast osapoolest teenuseosutajate teenuseid kasutades. Ligipääs isikuandmetele on vajaduspõhiselt antud ainult isikutele, kes peavad vastavatele andmetele ülalolevas jaotises „Teie isikuandmete kasutamine (töötlemise eesmärgid ja õiguslik alus)“ kirjeldatud eesmärgil ligi pääsema.

UPM talletab teie andmeid nii kaua, kui see on andmete kogumise eesmärgi täitmiseks või juriidiliste ja/või regulatoorsete nõuete täitmiseks vajalik. Lisateavet UPMi töötajate isikuandmete talletamise kohta saate kohalikult personalitöötajalt.

Ligipääs oma isikuandmetele ja teie muud õigused 

Teil on õigus pääseda ligi UPMi poolt teie kohta talletatud isikuandmetele (ja taotleda isikuandmetest koopiat), võttes meiega alltoodud e-posti aadressi või aadressi kasutades ühendust. Teil on vajaduse korral õigus paluda andmeid muuta, parandada või kustutada, kui andmed on valed, ebatäpsed, poolikud või aegunud, või nende töötlemise eesmärki arvestades vananenud. Teilt võidakse paluda oma isikut tuvastada, oma taotlust täpsustada ja teile võidakse taotlusega seoses ka lisaküsimusi esitada.

Kui teie isikuandmete parandamise taotlus lükatakse tagasi, esitatakse teile sellekohane kirjalik dokument (milles nimetatakse ka keeldumise põhjused). Sellisel juhul või juhul kui arvate, et teie isikuandmeid ei ole töödeldud kooskõlas kohalduvate andmekaitseseadustega, võite pöörduda vastavas küsimuses asjaomase andmekaitseasutuse poole.

Teil on õigus ka oma isikuandmete töötlemist piirata või see keelata, kui see piirab teie eraelu puutumatuse õigust. Teil on õigus töötlemist piirata, kui vaidlustate andmete täpsuse perioodil, mil andmete täpsust kinnitatakse, kui töötlemine on ebaseaduslik või kui olete töötlemise keelanud õiguspärasest huvist tulenevalt, kuni töötlemisega seoses kinnitatakse ülekaalukam õiguspärane huvi. Kui isikuandmete töötlemise aluseks on nõusolek, on teil igal ajal õigus oma nõusolekust loobuda.

Kui teil on küsimusi käesoleva privaatsusavalduse või oma isikuandmete töötlemise kohta UPMi poolt või kui soovite esitada andmepäringu, võtke meiega ühendust järgmistel kontaktandmetel.

UPM-Kymmene Corporation / Privacy
Alvar Aallon katu 1 P.O. Box 380
FI-00101 Helsingi, Soome

Nendele aadressidele saadetud e-kirjad ja kirjad laekuvad UPMi andmekaitse töötajatele, kes kirjadele vastavad.

Samuti võite pöörduda ka oma tööandjast ettevõtte või kohaliku andmekaitseametniku poole (kui kohaldub).