28.02.2018, actualizado 28.01.2020

Esta Declaración de privacidad de los empleados de UPM ("Declaración de privacidad") describe qué clases de datos de carácter personal UPM-Kymmene Corporation y sus filiales ("UPM") pueden recopilar acerca de sus empleados, cómo se pueden utilizar y cómo están protegidos.

Tenga en cuenta que es posible que esta Declaración de privacidad sea actualizada cada cierto tiempo para reflejar los cambios en las operaciones de UPM y/o en la legislación aplicable (cualquier cambio se publicará aquí). Lo invitamos a que revise periódicamente esta Declaración de privacidad para ver las posibles actualizaciones. Cualquier modificación sustancial en la forma en que se procesan los datos personales descrita en esta Declaración de privacidad también se notificará en la intranet de UPM.

Si bien esta Declaración de privacidad tiene por objetivo describir la amplia gama de nuestras actividades de procesamiento de datos personales en todo el mundo, dichas actividades pueden ser más limitadas en algunas jurisdicciones debido a los requisitos legales locales.

UPM está comprometido con proteger y respetar su privacidad. Cuando se procesan sus datos personales, UPM cumplirá con las leyes de protección de datos personales aplicables. UPM ha procurado tomar las medidas correspondientes para proteger sus datos personales a fin de evitar el acceso no autorizado y que se utilicen de forma incorrecta.

Cómo recopilamos sus datos personales

Principalmente, UPM recopila sus datos personales directamente de usted. Otras fuentes pueden incluir su gerente, RR. HH. y otros departamentos del Grupo UPM, además de las filiales locales de UPM. En algunos casos, también podemos recopilar información sobre usted de parte de terceros, tales como las autoridades fiscales y compañías de seguros. Además, en la medida en que la ley lo permita, es posible que recopilemos datos personales a través de su uso de las herramientas de TI o de los servicios de RR. HH. de UPM.

Cuando los datos personales se recopilan directamente de usted, UPM le notificará acerca de las posibles consecuencias de no proporcionarlos y si debe hacerlo de forma obligatoria o voluntaria.

Clases de datos personales que recopilamos

Las categorías de datos personales que UPM puede recopilar acerca de usted son (pueden aplicar restricciones locales):

• Datos del empleado: nombre, fotografía, fecha y lugar de nacimiento, sexo, información de contacto (lo que incluye la dirección, los números de teléfono, la dirección de correo electrónico, los enlaces de direcciones web, la dirección de mensajería instantánea), educación, historial de empleo, información de identificación nacional y gubernamental, información de identificación de empleado (nombre de usuario e ID de usuario), pasaporte y otros documentos nacionales de identificación, información de visado, ID de licencia de conducir, situación de residencia, nacionalidad, información de ciudadanía, estado civil, número de tarjeta de crédito corporativa, datos bancarios e información de servicio militar
• Datos de personas relacionadas: nombre e información de contacto de las personas dependientes, los beneficiarios y los contactos de emergencia (lo que incluye la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico), fecha de nacimiento, sexo e información de identificación nacional y gubernamental, Otra información relevante que aclare el motivo de ausencia
• Datos laborales: empresa empleadora, ubicación, centro de costos, departamento, cargo, tipo y código de trabajo, datos del contrato laboral, gerente, licencias a largo plazo (fecha de inicio y término, tipo, motivo), asignaciones internacionales y de proyectos, información de jubilación y medidas disciplinarias
• Desarrollo del personal: establecimiento de objetivos y resultados, plan de desarrollo, potencialidad e información de rendimiento, planificación de sucesión
• Capacitación, licencias y certificados, competencias y aptitudes
• Remuneración e información relacionada: salario, beneficios (incluyendo beneficios sanitarios, seguros, ahorros y planes de salud), subsidios, grado, incentivos a corto y largo plazo, bonos, información fiscal
• Información del proceso de selección: postulaciones, información de verificación de antecedentes 
• Registros de su uso de herramientas y servicios de TI: dirección IP, dirección MAC, huella digital del navegador
• Información de ingreso
• Información de administración del tiempo
• Vigilancia: grabaciones de videos de vigilancia, ubicaciones
• Comunicación: grabaciones telefónicas, correos de voz, correos electrónicos, chat, herramientas de colaboración
• Información de viajes de negocios: historial de vuelos, de hoteles y de reserva de vehículos, historial de facturas de viajes y gastos, estados de cuenta de tarjetas de crédito de la empresa

UPM también podría recopilar las siguientes categorías especiales de datos personales en algunos países debido a las leyes obligatorias:

• Religión (Alemania y Malasia)
• Origen étnico (EE. UU.)
• Información sanitaria y de salud: diagnósticos médicos, historia clínica, información sobre discapacidades, licencias médicas por enfermedad, resultados de exámenes de drogas, información acerca de incidentes, estudios médicos para solicitar un seguro de vida
• Membresía sindical (Austria, Finlandia, Italia, España, Sudáfrica y Reino Unido)

La clase de datos personales que recopilamos acerca de usted puede variar en función de su ubicación (país) así como de su cargo en la organización. En algunas jurisdicciones se pueden aplicar requisitos legales locales que requieren o no permiten el procesamiento de ciertas clases de datos personales.

Using personal data (purposes and legal basis for processing)

UPM puede procesar sus datos personales para los siguientes propósitos:

• mantener los registros de datos de empleados requeridos por las leyes nacionales
• para fines de nómina de pagos y cumplimiento de otros requisitos legales (p. ej., pensión y rehabilitación)
• proporcionar servicios de RR. HH. y de autoservicio para empleados
• oferta de beneficios relacionados con el empleo
• organización y gestión de capacitaciones
• evaluación de desempeño y potencial
• autorizar el acceso físico las a instalaciones e inmediaciones de UPM
• registrar las horas de trabajo (administración del tiempo)
• asegurar y monitorear la infraestructura de TI y permitir el uso efectivo de TI
• registrar el acceso a los sistemas de TI con fines de investigación
  • identificar y registrar acciones
  • autenticar y autorizar usuarios
  • proteger y administrar el acceso a los sistemas de datos
  • resolver incidentes, solucionar problemas
• investigar y reparar supuestas conductas impropias, medidas disciplinarias
• administrar el portal de autoservicio de viajes para empleados
• registrar y procesar los problemas de seguridad
• comunicación interna y externa de la empresa
• ejerciendo derechos y obligaciones derivados de las leyes nacionales
• desarrollar procesos empresariales - realizar análisis estadísticos

Las bases legales para el procesamiento de datos personales de los empleados por parte de UPM son un contrato de trabajo entre UPM y un empleado, un interés legítimo de UPM, una obligación jurídica de UPM y, en casos excepcionales, un consentimiento de un empleado de UPM. En la siguiente tabla se proporcionan algunos ejemplos:

Divulgación y transferencia de datos

UPM puede compartir sus datos personales con su gerente, RR. HH. y otras funciones del Grupo UPM, otras empresas de UPM y asesores profesionales u otros proveedores de servicios externos para permitirnos entregar servicios relacionados con RR. HH. a los empleados de UPM. Cuando se utilizan proveedores de servicios externos, se toman las medidas contractuales pertinentes y otras medidas para salvaguardar el procesamiento de sus datos personales. UPM también puede revelar sus datos personales a fin de cumplir con sus obligaciones legales (p. ej., a autoridades fiscales o compañías de seguros). 

UPM puede compartir sus datos personales con estas entidades solo para los propósitos determinados que se describen en la sección "Utilización de los datos personales (propósitos y base jurídica para el procesamiento)" indicada anteriormente y únicamente en la medida necesaria para el propósito.

UPM también puede transferir sus datos personales a países fuera del Espacio Económico Europeo (EEE); por ejemplo, si utilizamos terceros para proporcionar servicios relacionados con RR. HH. Cuando subcontratamos servicios de cualquier proveedor de servicios externo y transferimos datos personales dentro de UPM, garantizamos mediante medidas contractuales y otras medidas, tales como las cláusulas modelo de la UE, que los datos personales se procesan adecuadamente y de conformidad con todas las leyes aplicables. Cuando se transfieren datos personales fuera del EEE, se toman medidas técnicas y organizacionales apropiadas para proteger sus datos personales.

Almacenamiento y protección de los datos personales

UPM ha adoptado las medidas técnicas y organizacionales pertinentes para restringir el acceso a sus datos personales y para protegerlos contra pérdidas, destrucción accidental, uso indebido y alteración ilegal. UPM cuenta con procedimientos de evaluación y selección establecidos para los proveedores de servicios externos, a fin de garantizar la seguridad del procesamiento de los datos personales. El acceso a los datos personales es restringido a las personas que necesitan acceder a los mismos a causa de los propósitos definidos en la sección "Utilización de los datos personales (propósitos y base jurídica para el procesamiento)" indicada anteriormente.

UPM almacenará los datos personales tanto tiempo como sea necesario para los fines que se recopilaron o según sea necesario para cumplir los requisitos legales o reglamentarios. Para obtener más información acerca del almacenamiento de los datos personales de los empleados en UPM, comuníquese con su departamento local de RR. HH.

Acceso a sus datos personales y sus otros derechos

Tiene derecho a acceder a sus datos personales que UPM posee (y a solicitar una copia de dichos datos personales); para ello, comuníquese con nosotros mediante la dirección de correo electrónico o la dirección que se indica a continuación. En caso de que sea necesario, tiene el derecho a que sus datos se modifiquen, rectifiquen o eliminen si están incorrectos, inexactos, imprecisos, desactualizados u obsoletos en lo que respecta al propósito de su procesamiento. Es posible que se le solicite verificar su identidad, especificar su solicitud, y puede que deba entregar más información acerca de su solicitud.

Si se rechaza su solicitud para la rectificación de sus datos personales, recibirá un certificado escrito para este propósito (que también señalará las razones del rechazo). En este caso o si usted opina que sus datos personales no se han procesado de conformidad con las leyes de protección de datos pertinentes, podrá plantear el asunto ante la autoridad de protección de datos relevante.

También puede solicitar restringir y oponerse al procesamiento de sus datos personales, si esto puede poner en peligro su derecho a la privacidad. Tiene el derecho de restringir el procesamiento cuando se impugna la exactitud de los datos durante el período en que se verifica su exactitud, cuando el procesamiento es ilegal o cuando se ha manifestado en contra al procesamiento basándose en intereses legítimos, hasta que se verifique un interés legítimo preponderante para realizar el procesamiento. En los casos en que el procesamiento de sus datos personales se base en un consentimiento, tiene el derecho de retirar su consentimiento en cualquier momento.

Si tiene alguna pregunta acerca de esta Declaración de privacidad, el procesamiento de sus datos personales por parte de UPM o si desea solicitar datos, puede comunicarse con:

UPM-Kymmene Corporation/Privacy
Alvar Aallon katu 1, P.O. Box 380
FI-00101 Helsinki, Finlandia

El equipo de privacidad de UPM recibe y responde los correos electrónicos y los mensajes que se envían a estas direcciones.

También puede comunicarse con su empresa empleadora o con el responsable local de la protección de datos (si corresponde).