28.02.2018, uuendatud 28.01.2020 ja 28.04.2025
Käesolevas UPMi töötaja privaatsusavalduses („privaatsusavaldus“) kirjeldatakse, millist tüüpi isikuandmeid UPM-Kymmene Corporation ja tema tütarettevõtted („UPM“) võivad oma töötajate kohta koguda, kuidas võib andmeid kasutada ja kuidas neid kaitstakse.
Pöörame teie tähelepanu sellele, et käesolevat privaatsusavaldust võidakse aeg-ajalt muuta, et dokument oleks kooskõlas UPMi tegevuse ja/või kohalduvate seadustega (kõik muudatused postitatakse siin). Võimalike värskendustega tutvumiseks vaadake privaatsusavaldus regulaarselt üle. Selles privaatsusavalduses kirjeldatud isikuandmete töötlemise olulistest muudatustest antakse teada ka UPMi sisevõrgus.
Kuigi selle privaatsusavalduse eesmärk on kirjeldada kõige laiemalt meie isikuandmete töötlemist üleilmsel tasandil, võivad mõnes jurisdiktsioonis kohalikest õigusnõuetest tulenevalt kehtida andmete töötlemisele piirangud.
UPM on pühendunud teie privaatsuse kaitsmisele ja austamisele. UPM toimib teie isikuandmete töötlemisel kooskõlas kohalduvate andmekaitseseadustega. UPMi eesmärk on võtta sobivaid meetmeid, et kaitsta teie isikuandmeid volitamata ligipääsu ja ebaõige kasutamise eest.
Kuidas me teie isikuandmeid kogume?
UPM kogub teie isikuandmeid peamiselt otse teie enda käest. Teisteks allikateks võivad olla teiste seas teie juht, UPMi personaliosakonna ja grupi teiste osakondade töötajad ning UPMi kohalikud tütarettevõtted. Mõnel juhul võime teie kohta andmeid koguda ka teenusepakkujatelt või muudelt kolmandatelt osapooltelt, näiteks maksuhaldurilt ja kindlusettevõtetelt. Võime seaduses lubatud ulatuses koguda isikuandmeid ka UPMi IT-seadmete kaudu.
Kogudes isikuandmeid otse teie enda käest, teavitab UPM teid tagajärgedest, mis võivad kaasneda isikuandmete mitteavaldamisega, ja sellest, kas selliste andmete esitamine on kohustuslik või vabatahtlik.
Meie kogutavate isikuandmete tüübid
UPM võib teie kohta koguda järgmistesse kategooriatesse kuuluvaid isikuandmeid (kohalduda võivad kohalikud piirangud).
- Töötaja andmed: nimi, foto, sünnikuupäev ja -koht, sugu, kontaktandmed (sh kodune aadress, telefoninumbrid, e-posti aadress, veebiaadresside lingid, sotsiaalmeedia lingid, kiirsuhtluse aadress), haridus, varasem töökogemus, identifitseerimisandmed kohalik ja riiklikul tasandil, töötaja identifitseerimisandmed (kasutajanimi ja kasutaja ID), pass ja muud võimalikud riiklikud identifitseerimisdokumendid, viisa andmed, juhiloa andmed, residentsus, rahvus, kodakondsuse andmed, perekonnaseis, töötaja poolt kasutatava ettevõtte krediitkaardi number, pangaandmed, ajateenistuse andmed
- Seotud isikute andmed: ülalpeetavate nimed ja kontaktandmed, õigustatud isikute andmed ja hädaolukorra kontaktide andmed (sh kodune aadress, telefoninumber, e-posti aadress), sünnikuupäev, sugu, riiklikud identifitseerimisandmed, muu asjassepuutuv teave seoses tööle mitteilmumisega
- Andmed töösuhte kohta: tööandja ettevõte, asukoht, kuluüksus, osakond, ametinimetus, ametikoha tüüp ja kood, töölepingu andmed, juht, pikaajalised puhkused (algus- ja lõppkuupäev, tüüp, põhjus), projektid ja rahvusvahelised ülesanded, pensioniteave, distsiplinaarmenetlused
- Personaliarendus: eesmärkide seadmine ja tulemused, oskused, arengukava, potentsiaalsuse ja tulemuslikkuse teave, järgluse planeerimine
- Koolitused, litsentsid ja sertifikaadid, pädevus ja kvalifikatsioon
- Hüvitised ja seotud andmed: palk, hüvitised (sh haigushüvitised, kindlustus, säästud ja tervisekavad), lisatasud, palgaaste, pika- ja lühiajalised preemiad, autasud, maksuteave
- Värbamisprotsessi teave: avaldused, CVd, taustakontrolli teave, võimekustestid ja testitulemused
- UPMile kuuluvate IT-seadmete ja teenuste teiepoolse kasutamise aruanded, nt IP-aadress, Mac-aadress, brauseri sõrmejälg
- UPMi IT-tööriistade ja -teenuste kasutamisel genereeritud teabe logimine
- Tarkvaralitsentsi kasutamine, nt kasutusmõõdikud
- Tööaja ajajuhtimise andmed
- Seire: videovalve salvestised, töökoha asukoht
- Seadusega lubatud suhtlus: telefonisalvestised, kõnepost, e-kirjad, vestlus, koostöövahendid, meeskondade koosolekute salvestised, koosolekute transkriptsioonid
- Ärireiside andmed: lennu, hotelli ja auto broneerimise ajalugu, reisi- ja kuluarvete ajalugu, ettevõtte krediitkaardi väljavõtted, pass
UPM võib mõnes riigis seal kohalduvatest seadustest tulenevalt koguda järgmistesse erikategooriatesse kuuluvaid isikuandmeid.
- Rahvuskuuluvus (USA)
- Ravi- ja terviseandmed: meditsiiniline diagnoos, haiguslugu, teave puude kohta, haiguslehel viibimine, narkotesti tulemused, teave õnnetusjuhtumite kohta, elukindlustuslepingu sõlmimiseks täidetud meditsiinilised küsimustikud
- Terviseteavet võib tuletada ka toitumisalasest teabest, mille olete andnud seoses sündmusele registreerimisega.
- Biomeetriline: Näo ID või sõrmejälg sülearvutites (ainult siis, kui see on teie poolt lubatud), sõrmejälg tööaja haldamisel (Mehhiko)
- Ametiühingu liikmelisus (Austria, Soome, Itaalia, Hispaania, Lõuna-Aafrika ja Ühendkuningriik)
Meie kogutavate isikuandmete tüüp võib erineda olenevalt teie asukohast (riigist) ja ka teie ametikohast organisatsioonis. Teatud kohtualluvustes võivad kehtida õigusnõuded, mis eeldavad teatud tüüpi isikuandmete töötlemist või siis keelavad seda.
Isikuandmete kasutamine (töötlemise eesmärk ja õiguslik alus)
UPM võib teie isikuandmeid töödelda järgmistel eesmärkidel:
- töötajate andmete säilitamiseks kooskõlas riiklike seadustega;
- maksete teostamiseks ja teiste õigusnõuete täitmiseks (nt palk, pension ja rehabilitatsioon);
- teenuste osutamine ja töötajate iseteenindus (nt personaliteenused);
- tööhõivega seotud hüvede pakkumine (nt töötajate optsiooniplaanid, telefon, auto või jalgrattaga seotud hüved);
- koolituste korraldamine ja haldamine, sealhulgas sertifitseerimisprogrammid kasutajatele või töötajatele;
- karjääri arengu ja töö rotatsiooni võimaldamine ja toetamine;
- tulemuslikkuse ja potentsiaali hindamine;
- füüsilise juurdepääsu lubamine UPMi asukohtadele ja asukohtades;
- töötundide salvestamine (ajahalduse eesmärgid);
- IT-taristu kindlustamine ja jälgimine ning IT tõhusa kasutamise võimaldamine;
- IT-süsteemidele juurdepääsu salvestamine uurimiseesmärgil:
- tegevuse tuvastamine ja tegevuslogi;
- kasutajate autentimine ja autoriseerimine;
- andmesüsteemide ligipääsu turvamine ja haldamine;
- juhtumite lahendamine, veaotsing;
- väidetava väärkäitumise uurimine ja parandamine, sh distsiplinaarmenetlused;
- töötajate iseteenindusliku reisiportaali haldamine, sh ärireiside korraldamise haldamine ja töötajate sõidukulude hüvitamine;
- ohutusküsimuste registreerimine ja töötlemine, tööohutuse tagamine ning tööõnnetuste ja vahejuhtumite haldamine;
- äriprotsess ja tootearendus;
- ettevõtte sise- ja väliskommunikatsioon, nagu uuringud ja Griffini foorumi uudised;
- ürituste korraldamine ja haldamine (nt registreerimine, toitumiseelistuste haldamine);
- siseriiklikest õigusaktidest tulenevate õiguste kasutamine ja kohustuste täitmine;
- statistiline analüüs.
UPMi poolt oma töötajate isikuandmete töötlemise õiguslik alus on UPMi ja töötaja vahel sõlmitud tööleping, UPMi õigustatud huvi, UPMi juriidiline kohustus ja harval juhul nõusolek UPMi töötajalt. Näited nende kohta on toodud järgmises tabelis.