04.12.2017, Päivitetty 01.06.2020

UPM-Kymmene Oyj ja sen tytäryhtiöt (”UPM”) ovat sitoutuneet kunnioittamaan ja suojaamaan yksityisyyttäsi. Tämä tietosuojaseloste kuvaa, minkä tyyppisiä henkilötietoja UPM voi kerätä sinusta, kun työskentelet UPM:n urakoitsijana UPM:n Suomessa olevilla tuotantolaitoksilla. Tässä Tietosuojaselosteessa termillä "henkilötiedot" tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joista sinut voi tunnistaa ja jotka olet antanut meille käyttäessäsi Palveluitamme ja/tai jotka olemme saaneet muita kanavia pitkin.

Voimme päivittää tätä Tietosuojaselostetta tarvittaessa, mikäli muutokset Palveluissamme, toiminnoissa tai soveltuvassa lainsäädännössä sitä edellyttävät. Mahdolliset muutokset julkaistaan tällä sivustolla.

Miten keräämme henkilötietoja

Henkilötietoja kerätään urakoitsijalta sekä työntekijöiltä. Urakoitsija kirjoittaa tiedot vakiolomakkeeseen jokaisesta työntekijästä ja yrityksestä. Aikaleimat vastaanotetaan käyttäjältä tai urakoitsijalta. Lisäksi UPM ERP -järjestelmää käytetään tiedon tietolähteenä (PO ja WO).

Mitä henkilötietoja keräämme

Keräämme ja käsittelemme urakoitsijaportaalissa seuraavia henkilötietoja:

• UPM:n tilaukset ja työtilaukset;
• kaikki urakoitsijat ja alihankkijat;
• työnantajan rekisteröintimaa;
• ulkomaisen yrityksen edustajan nimi ja osoite Suomessa;
• työntekijöiden nimet, syntymäajat, yhteystiedot, verotunnukset sekä muut työhön liittyvät tiedot;
• työntekijöiden kansalaisuus ja oleskelulupaa ja voimassaoloaikaa koskevat tiedot;
• työntekijään sovellettu työehtosopimus;
• hankittu turvallisuusselvitys (työturvallisuuskortti, tulityöluvat);
• aikaleimat kulunvalvontajärjestelmästä;
• kunnossapitotöiden vaiheiden aikaleimat;
• Aikaleimojen sijaintitiedot (käyttäjän suostumuksen perusteella).

Henkilötietojesi käyttäminen (käsittelyn tarkoitukset ja lailliset perusteet)

UPM käsittelee henkilötietojasi seuraaviin laillisiin liiketoiminnallisiin tarkoituksiinsa:

• Työn dokumentointi ja hallinta;
• Kulunvalvonnan järjestäminen;
• Työmaalla työskentelevien ihmisten turvallisuusmääräysten valvonta ja täyttäminen;
• Turvallisuuskoulutuksen suorittamisen seuranta;
• Ulkomaista työvoimaa ja vuokrattua työvoimaa koskevien lakisääteisten velvoitteiden valvonta ja täyttäminen;
• Työsuorituksen ja laskun validointi sekä käsittely.

Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusta on laillinen velvoite, sopimus ja oikeutettu etu.

Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen

Tietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti toimivaltaisille viranomaisille, kuten veroviranomaiselle. UPM ei siirrä tietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Käytämme kolmansien osapuolien palveluntarjoajia urakoitsijaportaalin ylläpidossa. Näillä kolmansilla osapuolilla on pääsy tietoihisi vain edellä määriteltyihin rajoitettuihin tarkoituksiin. UPM-urakoitsijoilla on pääsy portaaliin omien työntekijöidensä suhteen. Pääsy on tietojen tarkistusta varten. UPM ei luovuta henkilökohtaisia ​​tietojasi missään muussa tilanteessa, ellei UPM:llä ole suostumusta tai jos luovuttaminen on lain edellyttämää.

Henkilötietojen suojaaminen ja säilyttäminen

UPM on ryhtynyt asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimiin rajoittaakseen henkilötietojen käyttöä ja suojatakseen niitä katoamiselta, tahattomalta tuhoutumiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta muuntelulta. UPM:llä on käytössään kolmansien osapuolten palvelutarjoajien seulonta- ja valintaprosessit henkilötietojesi turvallisen käsittelyn turvaamiseksi. Henkilötietojen käyttöoikeus on rajattu niihin UPM:n työntekijöihin ja palveluntarjoajiin, jotka tarvitsevat tietoja edellä olevassa kohdassa ”Henkilötietojen käyttäminen” määriteltyihin tarkoituksiin.

UPM säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan tarkoitukseen, johon ne kerättiin, tai lainsäädäntö niiden säilytystä edellyttää, tässä tapauksessa säilytysaika on seitsemän vuotta siitä vuodesta kun tiedot on kerätty.

Urakoitsijaportaalitietokanta sijaitsee Nebula-palvelinkeskuksessa EU:ssa, ja tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan antaa viranomaisille ja muille osapuolille, joilla on lailliset oikeudet tietojen vastaanottamiseen.

Henkilötietojesi tarkastusoikeus ja muut oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötiedoista, joita UPM on sinusta kerännyt, ja pyytää niistä kopio olemalla yhteydessä alla kohdassa ”Yhteystietomme” mainittuun sähköposti- tai postiosoitteeseen. Sinulla on tarvittaessa oikeus saada tietoihin muutoksia tai korjauksia tai saada tiedot poistetuiksi, jos ne ovat niiden käsittelytarkoitukseen nähden virheellisiä, epätarkkoja, vanhentuneita tai tarpeettomia. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi, tarkentamaan pyyntöäsi ja antamaan siitä lisätietoja.

Jos henkilötietojesi käsittelyyn liittyvä pyyntösi hylätään tai jos henkilötietojasi ei ole mielestäsi käsitelty sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti, voit saattaa asian tietosuojaviranomaisen tietoon.

Voit myös pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä, jos tietojen käyttö voisi loukata yksityisyydensuojaasi. Sinulla on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä kiistäessäsi tietojen oikeellisuuden ajaksi, jolloin oikeellisuus tarkistetaan, jos tietoja käsitellään lainvastaisesti tai jos olet vastustanut oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, kunnes oikeutetun edun olemassaolo on vahvistettu. Tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus perua suostumuksesi milloin tahansa.

Jos haluat lisätietoja tästä Tietosuojaselosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä UPM:n toimesta tai jos haluat tehdä tietopyynnön, ota yhteyttä:

UPM-Kymmene Corporation / Privacy
Alvar Aallon katu 1, P.O. Box 380
FI-00101 Helsinki, Finland