Tietosuojaseloste - Turvallisuusjärjestelmät

 Rev 04/2018, Päivitetty 25.08.2020

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan ne prosessit, joilla UPM-Kymmene Oyj ja sen Suomessa sijaitsevat tytäryhtiöt (jäljempänä ”UPM”) keräävät ja käsittelevät UPM:n Suomessa sijaitsevissa tuotantoyksiköissä ja muissa tiloissa asioivien ja työskentelevien työntekijöidensä sekä ulkoisten vieraiden (mukaan lukien vuokralaiset ja urakoitsijat) henkilötietoja turvallisuusjärjestelmissä. Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää aika ajoin (muutokset kirjataan tähän dokumenttiin).

Tämä tietosuojaseloste kattaa vain UPM:n suorittamat tietojenkäsittelymenetelmät, eikä kohteissa toimivien kolmansien osapuolten toimintoja tai palveluita, jotka on yhdistetty tai liitetty prosesseihimme.

UPM on sitoutunut suojaamaan ja kunnioittamaan yksityisyydensuojaasi. Käsitellessään henkilötietojasi UPM sitoutuu aina noudattamaan henkilötietoihin ja tietojen suojaamiseen sovellettavaa lainsäädäntöä. UPM huolehtii tarkoituksenmukaisista toimenpiteistä suojatakseen henkilötietojasi sekä estääkseen asiattoman pääsyn tietoihin ja tietojen väärinkäytön.

Kohteen turvallisuusjärjestelmiin kuuluvat kulunhallintajärjestelmä, kameravalvontajärjestelmä sekä tekstiviesti- ja sähköpostiviestien välitysjärjestelmä.

Miten keräämme henkilötietoja

Keräämme henkilötietojasi vieraillessasi Suomessa sijaitsevissa tuotantoyksiköissämme tai muissa toimipisteissä. UPM voi saada sinusta tietoja sinun lisäksi myös UPM:n urakoitsijaportaalin, ulkopuolisten lupaportaalin, kulunhallintajärjestelmän tai kanssamme yhteistyössä toimivien kolmansien osapuolten (esim. alihankkija tai vuokralaisen) kautta.

Kameravalvonnan keinoin käsittelemme kuva- ja henkilötietoa henkilöistä, jotka liikkuvat UPM kameravalvonnan piiriin kuuluvalla alueella. Alueella tapahtuvasta kameravalvonnasta informoidaan kylteillä.

Mitä henkilötietoja keräämme

Tiedot, joita keräämme ja käsittelemme sinusta voivat sisältää nimesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, syntymäaikasi, veronumerosi, UPM:n toimipistettä koskevan työskentelyjaksosi aloitus- ja lopetuspäivämäärän, työnantajasi, työnantajasi Y-tunnuksen (tai ulkomaisten yritysten kohdalla vastaavan rekisteröintitunnuksen), ajoneuvojen rekisterinumerot sekä muita kulunvalvontaan liittyviä tai luovuttamiasi keskeisiä tietoja.

Kameravalvontajärjestelmät tallentavat video ja kuva-aineistoa sekä aineiston päivämäärää ja kellonaikatietoa UPM:n alueella liikkuvista henkilöistä (ilman ääntä).

Henkilötietojesi käyttäminen (käsittelyn tarkoitukset ja lailliset perusteet)

Keräämiämme tietoja käytetään UPM:n Suomessa sijaitsevissa tuotantoyksiköissä ja muissa tiloissa asioivien työntekijöiden sekä ulkoisten palveluntuottajien, vuokralaisten ja muiden kolmansien osapuolten turvallisuuden ja kulkuoikeuksien hallinnointiin ja valvontaan.

UPM käsittelee henkilötietojasi ainoastaan yllä kuvattuihin sekä seuraaviin laillisiin liiketoiminnallisiin tarkoituksiinsa: 

  • vierailijoiden tunnistukseen tuotantoyksiköissämme ja muissa tiloissamme (koskien sekä henkilöitä että ajoneuvojen haltijoita)
  • tuotantoyksiköissämme ja muissa tiloissamme työskentelevien henkilöiden kulkuoikeuksien hallinnointiin
  • tuotantoyksiköissämme ja muissa tiloissamme asioivien sisäisten ja ulkoisten henkilöiden ja ajoneuvojen valvontaan sekä ajantasaiseen paikallaoloseurantaan
  • ottaaksemme sinuun tarvittaessa yhteyttä tullessasi alueellemme tai asioidessasi siellä
  • alueella olotietoa voidaan käyttää alihankkijoiden osalta laskutuksen tarkastamiseen, tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden tarkastamiseen sekä verottajalle raportointiin
  • sisäisiin tapahtumatutkintoihin kuten tulipalo, työtapaturma, turvallisuuspoikkeama tai vastaava
  • keskitetty hälytyskeskus tallettaa puhelutiedot, joita käytetään vain hälyytys- ja tutkintatarkoituksissa
  • toiminnan seuranta ja kehittäminen sekä raportointi
  • kameravalvontajärjestelmän tarkoituksena on suojata omaisuutta sekä auttaa selvittämään ja ennaltaehkäistä väärinkäytöksiä ja rikoksia. Kameravalvonnan tarkoituksena on lisäksi suojata alueella olevien henkilöiden turvallisuutta.

Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusta on laillinen velvoite, sopimus ja oikeutettu etu.

Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen

Tietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti toimivaltaisille viranomaisille, kuten veroviranomaiselle. UPM ei siirrä tietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa lain velvoittamana viranomaisen pyytäessä esim. tutkinta- tai pelastustoimiin. 

Saatamme käyttää palveluntuottajina kolmansia osapuolia turvallisuusjärjestelmän toteuttamiseksi tai sallia kolmansien osapuolten hallinnoida puolestamme muita vastaavia toimintoja. UPM ei julkaise henkilötietojasi muissa yhteyksissä ilman suostumustasi, ellei lainsäädännössä toisin vaadita.

Henkilötietojen suojaaminen ja säilyttäminen

UPM on ryhtynyt asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimiin rajoittaakseen henkilötietojen käyttöä ja suojatakseen niitä katoamiselta, tahattomalta tuhoutumiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta muuntelulta. UPM:llä on käytössään kolmansien osapuolten palvelutarjoajien seulonta- ja valintaprosessit henkilötietojesi turvallisen käsittelyn turvaamiseksi. Henkilötietojen käyttöoikeus on rajattu niihin UPM:n työntekijöihin ja palveluntarjoajiin, jotka tarvitsevat tietoja edellä olevassa kohdassa ”Henkilötietojen käyttäminen” määriteltyihin tarkoituksiin.

UPM säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan tarkoitukseen, johon ne kerättiin, tai lainsäädäntö niiden säilytystä edellyttää. Vierailuja koskien säilytysaika on kuusi vuotta siitä vuodesta, kun tiedot on kerätty. Säilytysaika kameravalvonnan tiedoille on kolme kuukautta.

Tietoja voidaan antaa viranomaisille ja muille osapuolille, joilla on lailliset oikeudet tietojen vastaanottamiseen.

Henkilötietojesi tarkastusoikeus ja muut oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötiedoista, joita UPM on sinusta kerännyt, ja pyytää niistä kopio olemalla yhteydessä alla kohdassa ”Yhteystietomme” mainittuun sähköposti- tai postiosoitteeseen. Sinulla on tarvittaessa oikeus saada tietoihin muutoksia tai korjauksia tai saada tiedot poistetuiksi, jos ne ovat niiden käsittelytarkoitukseen nähden virheellisiä, epätarkkoja, vanhentuneita tai tarpeettomia. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi, tarkentamaan pyyntöäsi ja antamaan siitä lisätietoja.

Jos henkilötietojesi käsittelyyn liittyvä pyyntösi hylätään tai jos henkilötietojasi ei ole mielestäsi käsitelty sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti, voit saattaa asian tietosuojaviranomaisen tietoon.

Voit myös pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä, jos tietojen käyttö voisi loukata yksityisyydensuojaasi. Sinulla on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä kiistäessäsi tietojen oikeellisuuden ajaksi, jolloin oikeellisuus tarkistetaan, jos tietoja käsitellään lainvastaisesti tai jos olet vastustanut oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, kunnes oikeutetun edun olemassaolo on vahvistettu. Tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus perua suostumuksesi milloin tahansa.

Jos haluat lisätietoja tästä Tietosuojaselosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä UPM:n toimesta tai jos haluat tehdä tietopyynnön, ota yhteyttä:

UPM-Kymmene Corporation / Privacy
Alvar Aallon katu 1, P.O. Box 380
FI-00101 Helsinki, Finland
privacy@upm.com