Datenschutzerklärung für den Kanal zum Melden von Fehlverhalten bei UPM

Aktualisierung vom 20.04.2020

Um die effektive Umsetzung des UPM Verhaltenskodex und der damit verbundenen Richtlinien und Regeln sicherzustellen, stellen die UPM-Kymmene Corporation und ihre verbundenen Unternehmen („UPM“) den Kanal zum Melden von Fehlverhalten („Kanal“) für ihre Mitarbeiter und andere Stakeholder bereit, um mutmaßliches Fehlverhalten und mutmaßliche Verstöße zu melden. Der Kanal wird von dem externen Dienstleister, People Intouch, über das System SpeakUp betrieben.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Art und Weise, wie UPM personenbezogene Daten in Bezug auf die Untersuchung von Meldungen, die über den Kanal erstattet werden, erfasst und verarbeitet. Diese Datenschutzerklärung kann im Zuge von Änderungen des Geschäftsbetriebs von UPM und/oder der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen von Zeit zu Zeit geändert werden (etwaige Änderungen werden hier veröffentlicht).

UPM verpflichtet sich, die Privatsphäre zu schützen und zu respektieren. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten hält UPM die anwendbaren Datenschutzgesetze ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch UPM in Zusammenhang mit der Untersuchung von Meldungen, die über den Kanal erstattet werden, basiert hauptsächlich auf unserem berechtigten Interesse, die wirksame Umsetzung des UPM Verhaltenskodex und der damit verbundenen Richtlinien und Regeln zu gewährleisten und uns zu ermöglichen, unseren Geschäftsbetrieb wirksam durchführen, sichern und aufrechterhalten zu können. Darüber hinaus erfordern geltende Gesetze, an die UPM gebunden ist, dass wir über angemessene Verfahren und einen unabhängigen Kanal zum Melden von Fehlverhalten und Verstößen verfügen.

UPM hat sich bemüht, geeignete Maßnahmen zu treffen, um personenbezogene Daten zu schützen, unbefugten Zugriff darauf und eine unzulässige Verwendung zu verhindern.

Wie wir personenbezogene Daten erheben

UPM erfasst Informationen zu der Person, die das mutmaßliche Fehlverhalten oder den mutmaßlichen Verstoß über den Kanal meldet, sowie zu Personen, die an der Untersuchung des mutmaßlichen Fehlverhaltens oder Verstoßes beteiligt sind. Unter Umständen erfassen wir auch Informationen aus den relevanten IT-Systemen von UPM. Um die Genauigkeit, Wirksamkeit und Fairness der Untersuchung zu verbessern, hält UPM seine Mitarbeiter dazu an, mutmaßliches Fehlverhalten und mutmaßliche Verstöße namentlich zu melden. Meldungen können jedoch auch unter Wahrung der Anonymität erstattet werden.

Arten der von uns erhobenen personenbezogenen Daten

Zu den Informationen, die wir zum Hinweisgeber erfassen und verarbeiten, zählen u. a.: Name, Kontaktdaten und etwaige weitere Informationen, die uns der Hinweisgeber zur Verfügung stellt. Außerdem erfassen wir möglicherweise die folgenden Informationen zur gemeldeten Person: Name, Kontaktdaten, Beschreibung des mutmaßlichen Fehlverhaltens oder Verstoßes, Untersuchungsverfahren und Ergebnis der Untersuchung. Darüber hinaus ist es möglich, dass wir personenbezogene Daten zu anderen Personen in Zusammenhang mit dem Fehlverhalten, dem Verstoß oder der Untersuchung erfassen und verarbeiten. Zu diesen Informationen gehören u. a.: Name, Kontaktdaten und etwaige weitere Informationen, die der Hinweisgeber uns zukommen lässt oder die während der Untersuchung erfasst werden.

Die erfassten und verarbeiteten personenbezogenen Daten werden auf das Mindestmaß beschränkt, das für eine gerechte Beilegung des mutmaßlichen Fehlverhaltens oder Verstoßes erforderlich ist.

Verwendung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden verwendet, um mutmaßliches Fehlverhalten und mutmaßliche Verstöße zu untersuchen und beizulegen.

Weitergabe und internationale Übermittlung von Daten

Alle Meldungen, die über den Kanal erstattet werden, gehen beim Head of Internal Audit und dem Chief Compliance Officer bei UPM ein und werden von ihnen bearbeitet. Weitere Mitarbeiter von UPM und externe Parteien werden möglicherweise gemäß den internen Untersuchungsverfahren von UPM an der Untersuchung beteiligt.

Während der Untersuchung wird die Privatsphäre aller Beteiligten durch die für die Untersuchung zuständigen Personen geschützt, indem sie den Zugriff auf mit den Anschuldigungen und Untersuchungen im Zusammenhang stehende Informationen auf Personen mit begründetem Informationsbedarf beschränken. Die Identität eines Hinweisgebers muss möglicherweise den entsprechenden Personen, die an den Untersuchungen beteiligt sind, oder im Verlauf eines Gerichtsverfahrens offengelegt werden.

Informationen dürfen in Übereinstimmung mit geltenden Gesetzen gegenüber den zuständigen Behörden, z. B. der finnischen Finanzaufsichtsbehörde, offengelegt werden. Daten werden nicht regelmäßig von UPM in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt. Eine Übermittlung kann jedoch im Einzelfall erfolgen, sollte dies für die Untersuchung des mutmaßlichen Fehlverhaltens oder Verstoßes erforderlich sein.

Wir nutzen externe Dienstleister, damit wir den Kanal betreiben können, und wir nehmen möglicherweise weitere externe Dienstleister (z. B. Anwälte) in Anspruch, um die Untersuchung durchzuführen. Diese externen Dienstleister haben nur für die oben beschriebenen eingeschränkten Zwecke Zugriff auf Ihre Daten. UPM wird Ihre personenbezogenen Daten unter keinen anderen Umständen offenlegen, sofern Sie hierzu nicht Ihre Einwilligung erteilt haben oder wir durch gesetzliche Bestimmungen zu einer Offenlegung verpflichtet sind.

Schutz und Speicherung personenbezogener Daten

UPM hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um den Zugang zu personenbezogenen Daten einzuschränken und sie vor Verlust, versehentlicher Vernichtung, missbräuchlicher Verwendung und unrechtmäßiger Veränderung zu schützen. UPM verfügt über Prüfungs- und Auswahlverfahren für externe Dienstleister, um die sichere Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Der Zugang zum Audit- und Untersuchungsregister und die damit verbundenen Dateien mit personenbezogenen Daten sind auf Mitarbeiter von UPM und Dritte mit begründetem Informationsbedarf beschränkt, die für die im oben aufgeführten Abschnitt „Verwendung personenbezogener Daten“ definierten Zwecke auf die Daten zugreifen müssen.

UPM speichert personenbezogene Daten so lange, wie es für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, oder zur Erfüllung von gesetzlichen und/oder regulatorischen Anforderungen notwendig ist.

Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und Ihre sonstigen Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft zu den von UPM über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (und Anforderung einer Kopie dieser personenbezogenen Daten). Setzen Sie sich hierzu unter der unten angegebenen E-Mail-Adresse oder Postanschrift mit uns in Verbindung. Sofern erforderlich, haben Sie das Recht, Daten ändern, korrigieren oder löschen zu lassen, wenn sie in Bezug auf den Zweck der Verarbeitung fehlerhaft, falsch, ungenau oder veraltet oder obsolet sind. Möglicherweise werden Sie zum Nachweis Ihrer Identität, zur Spezifizierung Ihrer Anfrage und zu weiteren Informationen zu Ihrer Anfrage aufgefordert.

Wenn Ihre Anfrage zur Korrektur Ihrer personenbezogenen Daten abgelehnt wird, erhalten Sie diesbezüglich eine schriftliche Bestätigung (auch mit Angabe der Gründe für die Ablehnung). In diesem Fall oder wenn Ihre personenbezogenen Daten Ihrer Meinung nach nicht gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet wurden, können Sie sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden.

Sie können auch die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen oder deren Verarbeitung widersprechen, wenn Ihre Rechte auf Privatsphäre dadurch gefährdet werden könnten. Sie haben das Recht, die Datenverarbeitung für die Dauer der Prüfung der Richtigkeit einzuschränken, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist oder wenn Sie der Verarbeitung aus berechtigten Interessen widersprochen haben, bis ein überwiegendes berechtigtes Interesse für die Verarbeitung nachgewiesen ist. In Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch UPM haben oder wenn Sie eine Datenanfrage stellen möchten, können Sie sich unter der folgenden Adresse mit uns in Verbindung setzen:

UPM-Kymmene Corporation/Privacy
Alvar Aallon katu 1, P.O. Box 380
FI-00101 Helsinki, Finnland
privacy@upm.com