Declaración de privacidad para el Canal de Reporte de Conductas Inapropiadas de UPM

Actualizado el 20 de abril de 2020

Con el fin de garantizar la implementación efectiva del Código de Conducta de UPM y de las políticas y directrices relacionadas, UPM-Kymmene Corporation y sus afiliados (“UPM”) proporcionan el Canal de Reporte de Conductas Inapropiadas ("Canal") para que sus empleados y otras partes interesadas puedan informar sobre presuntas conductas inapropiadas e infracciones. El Canal des operado por un proveedor de servicios externo, People Intouch, a través de un sistema denominado SpeakUp.

Esta declaración de privacidad describe la forma en que UPM recopila y procesa la información personal en relación con la investigación de los reportes presentados a través del Canal. Es posible que UPM actualice periódicamente esta declaración de privacidad para reflejar los cambios en las operaciones de UPM y/o en la legislación aplicable (cualquier cambio se publicará aquí).

UPM está comprometida a proteger y respetar la privacidad. Durante el procesamiento de datos personales, UPM cumplirá con las leyes de protección de datos personales aplicables. El procesamiento de datos personales por parte de UPM en relación con la investigación de los reportes presentados a través del Canal, se basa principalmente en nuestro interés legítimo de garantizar la aplicación efectiva del Código de Conducta de UPM y las políticas y directrices relacionadas, y para permitirnos llevar a cabo, salvaguardar y mantener nuestras operaciones comerciales eficazmente. Además, las leyes aplicables, a las que UPM está sujeto, exigen que UPM disponga de los procedimientos adecuados y un canal independiente para informar conductas inapropiadas e infracciones.

UPM ha procurado tomar las medidas correspondientes para proteger los datos personales a fin de evitar el acceso no autorizado y su uso incorrecto.

Cómo recolectamos los datos personales

UPM recopilará información de la persona que denuncie la presunta conducta inapropiada o infracción mediante e l uso del Canal, y de las personas involucradas en la investigación de dicha presunción. Es posible que también recopilemos información de los sistemas informáticos relevantes de UPM. Para reforzar la precisión, la efectividad y la imparcialidad de la investigación, UPM recomienda que los informes de cualquier supuesto comportamiento inapropiado o infracción no sean anónimos; sin embargo, los reportes también pueden realizarse de manera anónima.

Clases de datos personales que recolectamos

La información que recopilamos y procesamos sobre la persona denunciante puede incluir: nombre, información de contacto y cualquier otra información que dicha persona pueda proporcionarnos. Además, podemos recopilar la siguiente información sobre la persona bajo investigación: nombre, información de contacto, descripción de la supuesta conducta inapropiada o infracción, procedimientos de investigación y resultado de la investigación. Asimismo, es posible que recopilemos y procesemos datos personales acerca de otras personas relacionadas con la conducta inapropiada, la infracción o la investigación. Dicha información puede incluir: nombre, información de contacto y cualquier otra información que la persona denunciante pueda proporcionarnos o que sea recopilada durante la investigación.

Los datos personales recopilados y procesados se limitarán al mínimo necesario para la resolución justa de la presunta conducta inapropiada o infracción.

Uso de los datos personales

Los datos personales se utilizan para investigar y resolver las conductas inapropiadas e infracciones presuntas.

Compartiendo datos y transferencias internacionales

Todos los reportes realizados mediante el uso del Canal son recibidos y gestionados por el Jefe de Auditoría Interna de UPM y el Jefe de Cumplimiento de UPM. Es posible que otros empleados de UPM y partes externas sean parte de la investigación de conformidad con el procedimiento de investigación interna de UPM.

Durante la investigación, los investigadores protegerán la privacidad de todas las partes involucradas mediante la restricción al acceso de toda la información relacionada con las denuncias y a la investigación a quienes tengan una necesidad legítima de conocerla. Puede ser necesario revelar la identidad de la persona denunciante a personas pertinentes involucradas en las investigaciones o durante el curso de los procedimientos legales.

La información podría ser divulgada de conformidad con la legislación aplicable a las autoridades competentes, como la Autoridad de Control Financiera de Finlandia. Regularmente, Los datos no serán transmitidos por UPM fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) en forma regular, aunque es posible que lo haga en un caso individual, si es necesario, a efectos de la investigación de la presunta conducta inapropiada o infracción.

Recurrimos a proveedores de servicios de terceros para poder mantener el Canal y es posible que utilicemos proveedores de servicios externos (como abogados) para llevar a cabo la investigación. Estas terceras partes tienen acceso a su información solo para los fines limitados descritos anteriormente. UPM no divulgará sus datos personales en ninguna otra circunstancia, a menos que tengamos su consentimiento o si la ley así lo requiere.

Almacenamiento y protección de los datos personales

UPM ha adoptado las medidas técnicas y organizacionales pertinentes para restringir el acceso a los datos personales y para protegerlos contra pérdidas, destrucción accidental, uso indebido y alteración ilegítima. UPM cuenta con procedimientos de evaluación y selección establecidos para los proveedores de servicios externos, a fin de garantizar la seguridad del procesamiento de los datos personales. El acceso al registro de auditoría e investigaciones y los archivos de datos personales relacionados se limita en función de la necesidad de conocimiento a los empleados de UPM y a terceros que necesiten acceder a los datos para los fines definidos en la sección “Uso de los datos personales” descrita anteriormente.

UPM almacenará los datos personales durante el tiempo que sea necesario para los fines para los que se recopilaron o para cumplir los requisitos legales o reglamentarios, según sea necesario.

Acceso a sus datos personales y sus otros derechos

Tiene derecho a acceder a sus datos personales que UPM posee (y a solicitar una copia de dichos datos personales), comunicándose con nosotros mediante la dirección de correo electrónico o la dirección que se indica a continuación. Tiene el derecho, cuando sea necesario, a que sus datos se modifiquen, rectifiquen o eliminen si son incorrectos, inexactos, imprecisos, desactualizados u obsoletos en lo que respecta al propósito de su procesamiento. Es posible que se le solicite verificar su identidad, especificar su solicitud, y puede que se le solicite entregar más información acerca de su solicitud.

Si se rechaza su solicitud para la rectificación de sus datos personales, recibirá un certificado escrito a dicho efecto (que también señalará las razones del rechazo). En este caso o si usted opina que sus datos personales no se han procesado de conformidad con las leyes de protección de datos pertinentes, podrá plantear el asunto ante la autoridad de protección de datos relevante.

También puede solicitar la restricción y oponerse al procesamiento de sus datos personales, si esto puede poner en peligro su derecho a la privacidad. Tiene el derecho de restringir el procesamiento cuando se impugna la exactitud de los datos durante el período en que se verifica su exactitud, cuando el procesamiento es ilegal o cuando se ha manifestado en contra del procesamiento basándose en intereses legítimos, hasta que se verifique un interés legítimo preponderante para realizar el procesamiento. En los casos en que el procesamiento de sus datos personales se base en un consentimiento, tiene el derecho de retirar su consentimiento en cualquier momento.

Si tiene alguna pregunta acerca de esta Declaración de privacidad, del procesamiento de sus datos personales por parte de UPM o si desea solicitar datos, puede comunicarse con:

UPM-Kymmene Corporation/Privacy
Alvar Aallon katu 1, P.O. Box 380
FI-00101 Helsinki, Finland
privacy@upm.com