芬欧汇川不当行为举报渠道的隐私声明

更新时间:2020 年 4 月 20 日

为确保有效执行芬欧汇川行为准则及相关政策和规则,芬欧汇川集团及其附属公司(以下简称“芬欧汇川”)为员工和其他利益相关者,提供了举报不当行为的渠道(以下简称“渠道”),以报告所指控的不当行为和违规行为。该举报渠道由外部服务提供商 People InTouch 在名为 SpeakUp 的系统上运营。

本隐私声明描述了在对通过渠道提交的举报进行调查的过程中,芬欧汇川收集和处理与此有关的个人信息的方式。芬欧汇川可能会不时对本隐私声明进行更新,以体现芬欧汇川的运营和/或适用法规的变更(任何变更均会在此处发布)。

芬欧汇川致力于保护和尊重隐私。在处理个人数据时,芬欧汇川将遵守适用的数据保护法律。芬欧汇川在就通过渠道提交的举报进行调查时对相关个人数据的处理,主要是基于我们的合法权益,以确保有效实施芬欧汇川行为准则及相关政策和规则,并使我们能够有效地开展、保护和维护我们的业务运营。此外,芬欧汇川遵从的适用法律要求芬欧汇川制定适当的程序并建立独立的渠道以举报不当行为和违规行为。

芬欧汇川已尽量采取适当的措施来保护个人数据,以防止未经授权的访问和不当使用。

我们收集个人数据的方式

芬欧汇川将从以下人员处收集信息:使用渠道举报不当行为或违规行为的人员以及参与调查不当行为或违规行为的人员。我们还可能从相关的芬欧汇川 IT 系统收集信息。为提高调查的准确性、有效性和公平性,芬欧汇川鼓励以实名方式举报任何所谓的不当行为和违规行为;但是,也可以进行匿名举报。

我们收集的个人数据的类型

我们收集和处理的有关举报人的信息可能包括:姓名、联系方式以及举报人可能向我们提供的任何其他信息。此外,我们可能会收集被举报人的以下信息:姓名、联系方式、所指控不当行为或违规行为的描述、调查程序和调查结果。此外,我们可能会收集和处理与不当行为、违规或调查相关的其他人员的个人数据。该等信息可能包括:姓名、联系方式以及举报人可能向我们提供的或在调查期间收集的任何其他信息。

收集和处理的个人数据,将仅限于为达到公平解决所指控不当行为或违规行为目的所必需的最低限度。

使用个人数据

个人数据用于调查和解决所指控的不当行为和违规行为。

共享数据和国际传输

芬欧汇川内部审计主管和芬欧汇川首席合规官,将接收和管理使用渠道举报的所有报告内容。根据芬欧汇川的内部调查程序,其他芬欧汇川员工和外部人士有可能会参与调查。

在调查过程中,调查人员将保护所有当事人的隐私,仅向有合理知情需要的人员提供访问指控和调查相关信息的权限。举报人的身份可能需要披露给参与调查或法律诉讼过程中的相关人员。

信息可能会根据适用法律向主管部门(如芬兰金融监督管理局)披露。芬欧汇川通常不会将数据传输到欧洲经济区 (EEA) 以外,但如果出于调查所指控的不当或违规行为的需要,可能会在个别情况下进行此等传输。

我们使用第三方服务提供商来维护我们的渠道,并可能使用外部服务提供商(例如律师)来进行调查。这些第三方仅可出于上述有限目的访问您的信息。除非您事先同意或法律要求披露,否则芬欧汇川不会在任何其他情况下披露您的个人数据。

个人数据的保护和存储

芬欧汇川采取了适当的技术和组织措施来限制对于个人数据的访问,并保护其免于丢失、意外破坏、滥用和非法篡改。芬欧汇川已经针对第三方服务提供商制定了筛选和选择程序,以确保安全处理个人数据。

根据上文“使用个人数据”的定义部分中的规定,对芬欧汇川员工以及第三方进行审计和调查登记内容及相关个人数据文件访问时遵照“需要知道”的原则。

芬欧汇川存储个人数据的时长将以数据收集的目的为依据,或以法律和/或法规的要求为依据。

访问您的个人数据和您的其他权利

您有权通过以下电子邮件地址或实际地址与我们联系,以申请访问芬欧汇川持有的、与您相关的个人数据(及索取此类个人数据的副本)。如果数据不正确、不准确、不精确或已过时,或者从数据处理目的考虑该数据已作废,那么您有权要求对数据进行必要的修改、更正或删除。芬欧汇川可能会要求验证您的身份、详细说明您的请求,并且可能会要求您提供与您的请求有关的更多信息。

如果您提出更正个人数据的请求被拒,您将会收到书面证明(同时说明拒绝的理由)。在这种情况下,或者如果您认为您的个人数据未按照适用的数据保护法进行处理,您可以联系相关数据保护机构介入处理此事。

如果您认为对于您的个人数据的处理可能影响您的隐私权,您也可以提出限制要求和反对处理您的个人数据。如果您质疑在验证数据准确性期间的数据准确性、您认为数据处理违反法律规定,或者如果您基于合法利益而反对进行数据处理,那么您有权限制数据的处理,直至数据处理的最重要的合法利益得到验证。如果对于您的个人数据的处理基于同意意见,您有权随时撤回同意书。

如果您对本隐私声明、芬欧汇川对于您的个人数据的处理有任何疑问,或者希望提出数据请求,您可以联系:
 
芬欧汇川集团/隐私部

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