UPM:n Raportoi väärinkäytöksestä -kanavan tietosuojaseloste

Päivitetty 20.4.2020

UPM:n Toimintaohjeen ja sen alaisten muiden käytäntöjen ja sääntöjen tosiasiallisen täytäntöönpanon varmistamiseksi UPM-Kymmene Oyj ja sen konserniyhtiöt (”UPM”) ovat ottaneet käyttöön Raportoi väärinkäytöksestä -kanavan (”Kanava”), jonka kautta niiden työntekijät ja muut sidosryhmät voivat ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä ja rikkomuksista. Kanavaa pitää yllä ulkopuolinen palveluntarjoaja People Intouch, joka käyttää siihen SpeakUp-nimistä palvelua.

Tässä Tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten UPM kerää ja käsittelee henkilötietoja tutkiessaan Kanavan välityksellä tehtyjä ilmoituksia. UPM voi päivittää tätä Tietosuojaselostetta tarvittaessa, mikäli muutokset UPM:n toiminnoissa tai soveltuvassa lainsäädännössä sitä edellyttävät (mahdolliset muutokset julkaistaan täällä).

UPM on sitoutunut suojelemaan ja kunnioittamaan yksityisyyttä. Käsitellessään henkilötietoja UPM noudattaa soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Kanavan välityksellä tehtyjen ilmoitusten tutkinnan yhteydessä tehtävä henkilötietojen käsittely perustuu pääasiassa UPM:n oikeutettuun etuun varmistaa UPM:n Toimintaohjeen ja sen alaisten muiden käytäntöjen ja sääntöjen tosiasiallinen täytäntöönpano sekä hoitaa, turvata ja toteuttaa liiketoimintaamme tehokkaasti. Lisäksi voimassaolevan lainsäädännön nojalla UPM:llä tulee olla käytössä asianmukaiset menettelyt ja itsenäinen raportointikanava väärinkäytösten ja rikkomusten ilmoittamiseksi.

UPM on ryhtynyt toimiin estääkseen luvattoman pääsyn henkilötietoihin ja henkilötietojen väärinkäytön.

Miten keräämme henkilötietoja

UPM kerää tiedot henkilöltä, joka tekee ilmoituksen epäillystä väärinkäytöksestä tai rikkomuksesta Kanavan välityksellä, sekä henkilöiltä, jotka osallistuvat epäiltyä väärinkäytöstä tai rikkomusta koskevaan tutkintaan. UPM voi kerätä tietoja myös omista IT-järjestelmistään. Jotta epäiltyjä väärinkäytöksiä ja rikkomuksia koskevat tutkinnat voidaan toteuttaa mahdollisen tarkasti, tehokkaasti ja oikeudenmukaisesti, ilmoitukset on suositeltavaa tehdä omalla nimellä; ilmoituksen voi kuitenkin tehdä myös nimettömästi.

Mitä henkilötietoja keräämme

UPM voi kerätä ja käsitellä ilmoituksen tekijästä seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot ja muut ilmoituksen tekijän UPM:lle antamat tiedot. Lisäksi UPM voi kerätä ilmoituksen kohteena olevasta henkilöstä seuraavat tiedot: nimi, yhteystiedot, epäillyn väärinkäytöksen tai rikkomuksen kuvaus, tutkintamenettelyt ja tutkinnan lopputulos. Lisäksi UPM voi kerätä ja käsitellä henkilötietoja, jotka koskevat muita väärinkäytökseen, rikkomukseen tai tutkintaan liittyviä henkilöitä. Näitä tietoja voivat olla: nimi, yhteystiedot ja muut tiedot, jotka ilmoituksen tekijä on antanut tai jotka on kerätty tutkinnan aikana.

Kerätyt ja käsitellyt henkilötiedot rajataan niihin vähimmäistietoihin, jotka ovat välttämättömiä epäillyn väärinkäytöksen tai rikkomuksen selvittämiseksi asianmukaisesti.

Henkilötietojen käyttäminen

Henkilötietoja käytetään epäiltyjen väärinkäytösten ja rikkomusten tutkimiseksi ja selvittämiseksi.

Tietojen jakaminen ja siirtäminen kansainvälisesti

UPM:n sisäisen tarkastuksen johtaja ja UPM:n vaatimustenmukaisuusjohtaja vastaanottavat ja käsittelevät kaikki Kanavan välityksellä tehdyt ilmoitukset. Tutkintaan voi osallistua muita UPM:n työntekijöitä ja ulkopuolisia tahoja UPM:n sisäisten tutkintamenettelyiden mukaisesti.

Tutkinnan aikana tutkijat suojelevat kaikkien asianosaisten yksityisyyttä rajaamalla syytöksiin ja tutkintaan liittyvät tiedot vain niiden henkilöiden käyttöön, jotka niitä perustellusti tarvitsevat. Ilmoituksen tekijän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa ilmoittaa tutkintaan osallistuville henkilöille tai se voi tulla julki oikeudenkäynnin yhteydessä.

Tietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti toimivaltaisille viranomaisille, kuten Finanssivalvonnalle. UPM ei siirrä tietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Niin voidaan kuitenkin menetellä yksittäistapauksissa, jos siirtäminen on tarpeen epäillyn väärinkäytöksen tai rikkomuksen tutkimiseksi.

UPM käyttää kolmannen osapuolen palveluntarjoajia Kanavan ylläpidossa ja voi käyttää kolmannen osapuolen palveluntarjoajia, kuten asianajajia, tutkinnan toteuttamisessa. Nämä kolmannet osapuolet saavat henkilötietoja käyttöönsä vain edellä mainittuja tarkoituksia varten. UPM ei luovuta henkilötietojasi missään muissa olosuhteissa, paitsi jos meillä on siihen suostumuksesi tai laki niin vaatii.

Henkilötietojen suojaaminen ja säilyttäminen

UPM on ryhtynyt asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimiin rajoittaakseen henkilötietojen käyttöä ja suojatakseen niitä katoamiselta, tahattomalta tuhoutumiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta muuntelulta. UPM:llä on käytössään kolmansien osapuolten palvelutarjoajien seulonta- ja valintaprosessit henkilötietojesi turvallisen käsittelyn turvaamiseksi. Tarkastus- ja tutkintarekisterien ja niissä olevien henkilötietotiedostojen käyttöoikeus on rajattu niihin UPM:n työntekijöihin ja palveluntarjoajiin, jotka tarvitsevat tietoja edellä olevassa kohdassa ”Henkilötietojen käyttäminen” määriteltyihin tarkoituksiin.

UPM säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan tarkoitukseen, johon ne kerättiin, tai lainsäädäntö niiden säilytystä edellyttää.

Henkilötietojesi tarkastusoikeus ja muut oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötiedoista, joita UPM on sinusta kerännyt (ja pyytää niistä kopio) olemalla yhteydessä alla olevaan sähköposti- tai postiosoitteeseen. Sinulla on tarvittaessa oikeus saada tietoihin muutoksia, korjauksia tai saada ne poistetuiksi, jos ne ovat niiden käsittelytarkoitukseen nähden virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita tai tarpeettomia. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi, tarkentamaan pyyntöäsi ja antamaan siitä lisätietoja.

Jos henkilötietojesi oikaisupyyntö evätään, saat tästä kirjallisen vastauksen (joka sisältää myös perustelun kieltäytymiselle). Tällaisessa tapauksessa tai jos henkilötietojasi ei ole mielestäsi käsitelty sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti, voit saattaa asian tietosuojaviranomaisen tietoon.

Voit myös pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä, jos tietojen käyttö voisi loukata yksityisyydensuojaasi. Sinulla on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä kiistäessäsi tietojen oikeellisuuden ajaksi jolloin käsittelyn lainmukaisuus on tarkistettu, jos tietoja käsitellään oikeudettomasti tai jos olet vastustanut oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, kunnes sen syrjäyttävä oikeutettu etu on vahvistettu. Tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus perua suostumuksesi milloin tahansa.

Jos haluat lisätietoja tästä Tietosuojalausunnosta tai henkilötietojesi käsittelystä UPM:n toimesta tai jos haluat tehdä tietopyynnön, ota yhteyttä:

UPM-Kymmene Oyj / Tietosuoja
Alvar Aallon katu 1, PL 380
00101 Helsinki
privacy@upm.com