28.2.2018, päivitetty 28.1.2020 ja 28.04.2025
Tämä UPM:n työntekijöitä koskeva tietosuojaseloste (”Tietosuojaseloste”) kertoo, millaisia henkilötietoja UPM-Kymmene Oyj ja sen konserniyhtiöt (”UPM”) voivat kerätä työntekijöistään, miten tietoja voidaan käyttää ja miten niitä suojataan.
Tätä Tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa, mikäli muutokset UPM:n toiminnoissa tai soveltuvassa lainsäädännössä sitä edellyttävät (mahdolliset muutokset julkaistaan täällä). Kehotamme tarkistamaan Tietosuojaselosteen säännöllisesti mahdollisten päivitysten varalta. Jos muutokset tässä Tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn ovat merkittäviä, tiedotetaan niistä myös UPM:n intranetissä.
Tämä Tietosuojaseloste kuvaa UPM:n henkilötietojen käsittelyä globaalisti ja suurimmassa mahdollisessa laajuudessaan. Joissakin maissa tietojenkäsittely voi kuitenkin olla tiukemmasta paikallisesta lainsäädännöstä johtuen rajoitetumpaa.
UPM on sitoutunut suojelemaan ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Käsitellessään henkilötietojasi UPM noudattaa soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. UPM on ryhtynyt henkilötietojen suojaamisen edellyttämiin toimiin tietoihin luvattoman pääsyn ja niiden väärinkäytön estämiseksi.
Henkilötietojen kerääminen
UPM kerää henkilötietojasi pääasiassa suoraan sinulta. Muita lähteitä voivat olla esimiehesi, UPM:n henkilöstöhallinto ja muut konsernin toiminnot sekä UPM:n paikalliset konserniyhtiöt. Joissain tapauksissa voimme kerätä tietoja sinusta myös palveluntarjoajilta tai muilta kolmansilta osapuolilta, kuten veroviranomaisilta ja vakuutusyhtiöiltä. Voimme myös kerätä henkilötietoja lain sallimissa rajoissa käyttäessäsi UPM:n IT-työkaluja.
Kerätessään henkilötietoja suoraan sinulta UPM ilmoittaa, onko tietojen antaminen pakollista vai vapaaehtoista, sekä kieltäytymisen mahdollisista seurauksista.
Keräämämme henkilötiedot
UPM voi kerätä sinusta seuraavia henkilötietoja (huomioiden paikalliset rajoitukset):
- työntekijätiedot: nimi, valokuva, syntymäaika ja -paikka, sukupuoli, yhteystiedot (mukaan lukien kotiosoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, verkko-osoitelinkit, sosiaalisen median linkit, pikaviestintunnus), koulutus, työhistoria, kansalliset henkilötunnukset, työntekijän käyttäjänimi ja -tunnus, passi ja muut kansalliset henkilöllisyystodistukset, viisumitiedot, ajokorttitiedot, tiedot asuinpaikasta, kansalaisuus, siviilisääty, työntekijän yritysluottokortin numero, pankkitilitiedot ja tieto asevelvollisuuden suorittamisesta
- työntekijän lähipiirin tiedot: huollettavien nimet ja yhteystiedot, edunsaajien yhteystiedot ja hätäyhteystiedot (mukaan lukien kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), syntymäaika, sukupuoli, kansalliset henkilötunnukset, muut asiaankuuluvat tiedot poissaolon perusteeksi
- työsuhteen tiedot: työnantajayritys, sijainti, kustannuspaikka, osasto, tehtävänimike, työtehtävän tyyppi ja tunnus, työsopimustiedot, esimies, pitkäaikaiset poissaolot (alkamis- ja päättymispäivä, tyyppi, syy), projekti- ja kansainväliset komennukset, eläketiedot, kurinpitotoimet
- henkilöstön kehitys: asetetut tavoitteet ja tulokset, taidot, kehityssuunnitelma, potentiaalia ja suorituskykyä koskeva tieto, seuraajasuunnittelu
- koulutus, luvat ja sertifikaatit, kompetenssit ja pätevyydet
- palkitseminen ja siihen liittyvät tiedot: palkka, edut (mukaan lukien työterveys-, vakuutus- ja säästöohjelmat), päivärahat, luokka, pitkän ja lyhyen aikavälin kannustimet, palkinnot, verotiedot
- tiedot rekrytointiprosessista: hakemukset, ansioluettelot, taustatarkistustiedot, soveltuvuusarvioinnit ja testitulokset
- tiedot UPM:n IT-työkalujen ja -palvelujen käytöstä, esimerkiksi IP-osoite, Mac-osoite ja selaimen sormenjälki
- UPM:n IT-työkalujen ja -palveluiden käytöstäsi syntyvät lokitiedot
- ohjelmistolisenssien käyttö, esim. käyttömittaukset
- työajanseurannan tiedot
- valvonta: videovalvontatallenteet, työskentelypaikka
- viestintä lain sallimissa rajoissa: puhelutallenteet, ääniviestit, sähköpostit, chat-keskustelut, yhteistyötyökalut, Teams-kokousten tallenteet, kokouspöytäkirjat
- työmatkatiedot: lento-, hotelli- ja autonvuokraushistoria, matka- ja kululaskuhistoria, yrityksen luottokortin tapahtumat, passitiedot.
UPM voi myös joissain maissa kerätä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja täyttääkseen pakollisen lainsäädännön vaatimukset:
- etninen ryhmä (Yhdysvallat)
- lääketieteelliset ja terveyteen liittyvät tiedot: lääketieteelliset diagnoosit, sairaushistoria, tiedot pysyvistä vammoista, sairauspoissaolot, huumetestien tulokset, tiedot onnettomuuksista, lääketieteelliset kyselyt henkivakuutushakemusta varten
- Terveyteen liittyviä tietoja voidaan päätellä myös ruokavaliotiedoista, jotka olet antanut tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.
- biometriset tiedot: kasvojentunnistus tai sormenjälki kannettavissa tietokoneissa (vain jos olet ottanut sen käyttöön), sormenjälki työajan hallinnassa (Meksiko)
- Ammattiliittojen jäsenyys (Itävalta, Suomi, Italia, Espanja, Etelä-Afrikka ja Yhdistynyt kuningaskunta)
Kerätyt henkilötiedot voivat vaihdella sijaintisi (maa) ja asemasi organisaatiossa mukaan. Joissain maissa paikalliset lainsäädännölliset vaatimukset voivat vaatia tai kieltää tietynlaisten henkilötietojen käsittelyn.
Henkilötietojen käyttäminen (käsittelyn tarkoitukset ja lailliset perusteet)
UPM voi käsitellä henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- työntekijätietojen ylläpitämiseen kansallisen lainsäädännön edellyttämällä tavalla
- palkanmaksutarkoituksiin ja muiden laillisten vaatimusten täyttämiseen (esim. palkka-, eläke- ja kuntoutusvaatimukset)
- palveluiden ja työntekijöille tarjottavien itsepalveluiden tarjoamiseen (esim. HR-palvelut)
- työsuhteeseen liittyvien etujen tarjoamiseen (esim. työntekijöiden osakesäästöohjelma, puhelin-, polkupyörä- tai autoetu)
- koulutusten järjestämiseen ja hallinnointiin, mukaan lukien sertifiointiohjelmat käyttäjille tai työntekijöille
- urakehityksen mahdollistamiseen ja tukemiseen sekä työnkiertoon
- suorituskyvyn ja potentiaalin arvioimiseen
- UPM:n toimipaikkojen kulunvalvontaan
- työtuntien tallentamiseen (ajanseurantatarkoituksiin)
- tietotekniikkainfrastruktuurin turvaamiseen ja seurantaan sekä sen tehokkaan käytön mahdollistamiseen
- IT-järjestelmien käyttötietojen tallentamiseen niiden tutkimiseksi
- tehtyjen toimien tunnistamiseen ja kirjaamiseen
- käyttäjien tunnistamiseen ja valtuuttamiseen
- tietojärjestelmien käyttöoikeuden turvaamiseen ja hallinnointiin
- ongelmien ratkaisemiseen ja vianmääritykseen
- epäiltyjen väärinkäytösten tutkimiseen, myös kurinpitotoimiin
- työntekijöiden itsepalvelumatkaportaalin hallinnointiin, esimerkiksi työmatkajärjestelyjen hallinnointiin ja työntekijöiden matkakulujen korvaamiseen
- turvallisuusasioiden kirjaamiseen ja käsittelyyn, työturvallisuuden varmistamiseen sekä työtapaturmien ja vaaratilanteiden hallintaan
- liiketoimintaprosessien ja tuotteiden kehittämiseen
- yrityksen sisäiseen ja ulkoiseen viestintään, esimerkiksi kyselyihin ja Griffin Forum -uutisiin
- tapahtumien järjestämiseen ja hallinnointiin (esim. ilmoittautumiset ja ruokavaliovalintojen hallinta)
- kansallisista laeista johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen
- tilastolliseen analyysiin.
UPM:n lailliset perusteet työntekijöiden henkilötietojen käsittelylle ovat työsopimus UPM:n ja työntekijän välillä, UPM:n oikeutettu etu, UPM:n oikeudellinen velvoite ja joissakin harvoissa tapauksissa UPM:n työntekijän suostumus. Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä näistä perusteista: