UPM:s sekretesspolicy för anställda

28.02.2018, uppdaterad 28.01.2020 och 28.04.2025

I UPM:s sekretesspolicy för anställda (”sekretesspolicyn”) beskrivs vilka typer av personuppgifter som UPM-Kymmene Corporation och dess dotterbolag (”UPM”) kan samla in om sina anställda, hur personuppgifterna kan användas och hur personuppgifterna skyddas.

Observera att den här sekretesspolicyn kan uppdateras från tid till annan för att återspegla ändringar i UPM:s verksamhet och/eller gällande lagstiftning (eventuella ändringar publiceras här). Vi uppmanar dig att regelbundet läsa den här sekretesspolicyn för att hålla dig à jour med eventuella uppdateringar. Eventuella väsentliga ändringar i behandlingen av personuppgifter som beskrivs i den här sekretesspolicyn publiceras också på UPM:s intranät.

Den här sekretesspolicyn är avsedd att beskriva hur vi globalt behandlar personuppgifter, men uppgiftsbehandlingen kan inom vissa jurisdiktioner vara mer begränsade på grund av lokala lagkrav.

UPM förbinder sig att skydda och respektera din integritet. UPM följer gällande dataskyddslagar vid behandling av personuppgifter. UPM bemödar sig om att vidta ändamålsenliga åtgärder vad gäller att skydda dina personuppgifter och förhindra obehörig åtkomst till, och felaktig användning av, dem.

Så här samlar vi in personuppgifter 

Dina personuppgifter samlar UPM huvudsakligen in direkt från dig. Andra källor kan omfatta din chef, UPM:s personalavdelning, övriga koncernfunktioner och lokala UPM-företag. I vissa fall kan vi också samla in information om dig från tjänsteleverantörer eller andra tredje parter, t.ex. skattemyndigheter och försäkringsbolag. Vi kan dessutom, i den utsträckning lagen tillåter, samla in personuppgifter som vi har fått tillgång till genom din användning av UPM:s IT-verktyg.

När personuppgifter samlas in direkt från dig meddelar UPM dig om eventuella konsekvenser av att inte tillhandahålla personuppgifter och om det är obligatoriskt eller frivilligt att göra det.

Typer av personuppgifter som vi samlar in

Kategorierna av personuppgifter som UPM kan samla in om dig är följande (lokala restriktioner kan gälla):

Uppgifter om den anställde: namn, foto, födelsedatum och -plats, kön, kontaktuppgifter (däribland hemadress, telefonnummer, e-postadress, webbadresslänkar, länkar till sociala medier och adress för snabbmeddelande), utbildning, anställningshistorik, nationell och statlig identifieringsinformation, identifieringsinformation för anställd (användarnamn och användar-ID), pass och andra nationella identitetshandlingar, visuminformation, körkortets ID-nummer, bosättningsstatus, nationalitet, medborgarskapsinformation, civilstånd, den anställdes företagskreditkortsnummer, bankuppgifter och militärtjänstinformation
Uppgifter om närstående: namn och kontaktuppgifter för familjemedlemmar, förmånstagare och nödkontakter (däribland hemadress, telefonnummer och e-postadress), födelsedatum, kön och nationell och statlig identifieringsinformation, annan relevant information som klargör skälet till frånvaron
Anställningsuppgifter: arbetsgivarföretag, arbetsplats, kostnadsställe, avdelning, arbetstitel, arbetstyp och -kod, uppgifter om anställningsavtal, chef, långvariga tjänstledigheter (start- och slutdatum, typ och anledning), projekt- och internationella uppdrag, pensionsinformation och disciplinära åtgärder
Personalutveckling: målsättning och resultat, kompetens, utvecklingsplan, potential- och prestationsinformation, successionsplanering
Utbildning, licenser och certifikat, kompetenser och kvalifikationer
Kompensationer och relaterad information: lön, förmåner (däribland sjukvårds-, försäkrings-, spar- och hälsoplaner), traktamenten, rang, långsiktiga och kortfristiga incitament, belöningar och skatteinformation
Information om rekryteringsprocessen: ansökningar, meritförteckningar, information om bakgrundskontroller, kompetensprover och testresultat
Register om din användning av UPM:s IT-verktyg och -tjänster, som IP-adress, MAC-adress och webbläsarfingeravtryck
Loggningsinformation som genereras från din användning av UPM:s IT-verktyg och IT-tjänster
Användning av programvarulicenser, t.ex. användningsmätningar
Information om arbetstidshantering
Övervakning: inspelningar från videoövervakning, platsen där du arbetar
Kommunikation som tillåts enligt lag: telefoninspelningar, röstmeddelanden, e-postmeddelanden, chatt, samarbetsverktyg, inspelningar av Teams-möten, transkriptioner av möten
Affärsreseinformation: flyg-, hotell- och bilbokningshistorik, faktureringshistorik över kostnader för resor och uppehälle samt kontoutdrag för företagskreditkortet, pass

UPM kan samla in följande speciella kategorier av personuppgifter i vissa länder på grund av tvingande lagstiftning:

Etniskt ursprung (USA)
Medicinsk och hälsorelaterad information: medicinsk diagnos, sjukdomshistoria, information om funktionshinder, sjukskrivningar, drogtestresultat, information om olyckor och medicinska undersökningar för ansökan om livförsäkring
- Hälsoinformation kan också härledas från den kostinformation som du har lämnat i samband med en evenemangsregistrering.
Biometrisk information: FaceID eller fingeravtryck i bärbara datorer (endast om du har aktiverat det), fingeravtryck i arbetstidshantering (Mexiko)
Fackföreningsmedlemskap (Österrike, Finland, Italien, Spanien, Sydafrika och Storbritannien)

Typerna av personuppgifter som vi samlar in om dig kan variera beroende på din plats (land) och din befattning i organisationen. I vissa jurisdiktioner kan lokala lagstadgade krav gälla som kräver eller inte tillåter behandling av vissa typer av personuppgifter.

Användning av personuppgifter (syften och rättslig grund för behandling)

UPM kan behandla dina personuppgifter för att

föra register över arbetstagaruppgifter som krävs enligt nationell lagstiftning 
hantera avlöningslistan och uppfylla andra lagstadgade krav (t.ex. lön, pension och rehabilitering) 
tillhandahålla tjänster och självbetjäning för anställda (t.ex. HR-tjänster)
erbjuda anställningsrelaterade förmåner (t.ex. aktiesparprogram för anställda, telefon-, bil- eller cykelförmån)
organisera och hantera utbildningar, inklusive certifieringsprogram för användare eller anställda
möjliggöra och stödja karriärutveckling och arbetsrotation
utvärdering av prestation och potential
bevilja tillträde till UPM:s enheter
registrera arbetstid (tidshanteringsändamål)
säkra och övervaka IT-infrastrukturen och möjliggöra en effektiv användning av IT
registrera åtkomst till IT-system för undersökningsändamål
- identifiera och logga åtgärder
- autentisera och auktorisera användare
- säkra och hantera åtkomst till datasystem
- lösa incidenter, felsökning
undersöka och åtgärda påstådda oegentligheter, inklusive disciplinära åtgärder
hantera en reseportal med självbetjäning för anställda, inklusive hantering av affärsresor och ersättning för anställdas resekostnader
registrering och behandling av säkerhetsfrågor, säkerställande av arbetsplatssäkerhet och hantering av olyckor och tillbud på arbetsplatsen
affärsprocess- och produktutveckling
företagets interna och externa kommunikation, t.ex. enkäter och nyheter från Griffin Forum
organisera och hantera evenemang (t.ex. registreringar, hantering av kostpreferenser)
utöva de rättigheter och skyldigheter som följer av nationell lagstiftning
utföra statistisk analys

Den rättsliga grunden för UPM:s behandling av anställdas personuppgifter är ett anställningsavtal mellan UPM och den anställda, UPM:s berättigade intressen, UPM:s rättsliga skyldigheter och, i sällsynta fall, ett samtycke från den anställda. Exempel på dessa ges i följande tabell:

UPM kan använda teknik för artificiell intelligens (”AI”) eller maskininlärning (”ML”).

Uppgiftsutlämnande och -överföring

UPM kan överföra och lämna ut dina personuppgifter till andra företag inom UPM-koncernen.
UPM kan också överföra dina personuppgifter till professionella rådgivare eller andra tjänsteleverantörer för att göra det möjligt för oss att använda deras tjänster eller produkter, utveckla UPM:s affärsprocesser och tillhandahålla tjänster till UPM:s anställda. Vid användning av tredjepartstjänstleverantörer vidtas lämpliga avtalsenliga och övriga åtgärder för att skydda behandlingen av dina personuppgifter.

UPM kan också lämna ut dina personuppgifter för att ge dig anställningsförmåner och för att uppfylla sina rättsliga skyldigheter (t.ex. skattemyndigheter, försäkringsbolag).

UPM kan dela dina personuppgifter med dessa parter endast för de begränsade syften som anges i avsnittet Användning av personuppgifter (syften och rättslig grund för behandling) ovan, och endast i den utsträckning som krävs för ändamålet.

UPM kan också överföra dina personuppgifter till länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), t.ex. om vi använder tredje part för att tillhandahålla tjänster. Vid utkontraktering av tjänster till tredjepartstjänstleverantörer och överföring av personuppgifter inom UPM säkerställer vi genom avtalsenliga och övriga åtgärder, t.ex. EU:s standardavtalsklausuler, att personuppgifter behandlas på ändamålsenligt sätt och i enlighet med alla gällande lagar. Vid överföring av personuppgifter utanför EES vidtas ändamålsenliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dem.

Skydd och lagring av personuppgifter

UPM har vidtagit ändamålsenliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att begränsa åtkomsten till dina personuppgifter och för att skydda uppgifterna mot förlust, oavsiktlig radering, felaktig användning, och otillåten ändring. UPM har screening- och urvalsprocedurer för tredjepartstjänstleverantörer i syfte att garantera säker behandling av personuppgifter. Åtkomsten till personuppgifter begränsas enligt behovsenlig behörighet till personer som behöver komma åt uppgifterna för syftena som anges i avsnittet Användning av personuppgifter (syften och rättslig grund för behandling) ovan. Dessa kan t.ex. vara din chef, UPM:s HR- och IT-personal och andra koncernfunktioner.

UPM lagrar personuppgifter så länge som behövs för att uppfylla syftet som de samlades in för eller för att efterleva lagstadgade eller föreskrivande krav. Kontakta den lokala personalavdelningen ifall du vill ha mer information om hur anställdas personuppgifter lagras hos UPM.

Åtkomst till personuppgifter och övriga rättigheter

Du har rätt att få tillgång till personuppgifter om dig som innehas av UPM (och att begära en kopia av sådana personuppgifter) genom att kontakta oss via e-postadressen eller postadressen som anges nedan. Du kan också få tillgång till och ändra dina egna personuppgifter genom självbetjäningsverktyg för anställda, där sådana finns tillgängliga. Du har, vid behov, rätt att få uppgifterna ändrade, åtgärdade eller raderade om de är felaktiga, inexakta, daterade eller inaktuella avseende syftet för behandlingen av uppgifterna. Du kan bli ombedd att verifiera din identitet, specificera din begäran och ge mer information om din begäran.

Ifall din begäran om att få dina personuppgifter korrigerade nekas får du ett skriftligt intyg på det (där också orsakerna till avslaget anges). I detta fall, eller om du inte anser att dina personuppgifter har behandlats i enlighet med gällande dataskyddslagar, kan du ta upp frågan med relevant dataskyddsmyndighet.

Du kan också begära att begränsa eller invända mot behandlingen av personuppgifter om det skulle försämra ditt integritetsskydd. Du har rätt att begränsa behandlingen när du bestrider uppgifternas tillförlitlighet tills uppgifternas tillförlitlighet har verifierats, när behandlingen är olaglig eller när du har invändningar mot behandlingen utifrån berättigade intressen, fram tills dess att ett överordnat berättigat intresse för behandlingen har verifierats. När behandlingen av personuppgifter sker baserat på ditt samtycke har du rätt att återkalla ditt samtycke när som helst.

Ifall du har frågor om vår sekretesspolicy eller om UPM:s behandling av personuppgifter eller om du vill begära uppgifter kontaktar du:

UPM-Kymmene Corporation / Privacy
Alvar Aallon katu 1, P.O. Box 380
FI-00101 Helsinki, Finland
privacy@upm.com

E-postmeddelandena och breven som skickas till dessa adresser tas emot och besvaras av UPM:s Privacy & Digital Compliance-team.

Du kan också kontakta din arbetsgivare eller ett lokalt dataskyddsombud (i förekommande fall).